Shadow IT: entenda o que é e quais os impactos para a empresa

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A segurança de dados é um assunto cada vez mais recorrente na gestão de empresas. Setores de TI se empenham para criar políticas que mantenham as informações da empresa protegidas, o que requer desde a contratação de softwares de confiança, até orientações a funcionários sobre o tratamento desses bens.

E é justamente pela atuação dos colaboradores que o Shadow IT passa a existir. Ele é gerado quando há a utilização de dispositivos que não sejam autorizados ou controlados pelos profissionais da tecnologia de informação.

Contudo, o que é, de fato, o Shadow IT? Quais são seus impactos e como você pode lidar com ele? Neste texto, vamos responder a essas e outras questões. Confira!

O que é o Shadow IT?

Toda a ação que envolve dados de sua empresa deve ter o respaldo pelo departamento de TI, concorda? Acontece que, por diversos motivos, é comum que funcionários busquem soluções paralelas e serviços externos sem autorização prévia.

Essas soluções vão desde o uso de um e-mail não corporativo até a contratação de um serviço de armazenamento em nuvem, como uma agenda ou um organizador de projetos. Mesmo que feitas de boa vontade, as ações precisam passar pela aprovação de profissionais, ou podem trazer riscos à empresa.

Vamos dizer, por exemplo que seu time de marketing decida armazenar seus relatórios em um aplicativo que facilite a comunicação interna, por meio de uma tecnologia de nuvem. A decisão pode trazer benefícios operacionais, mas traz também a exposição aos dados da empresa.

Por esta razão, todos os setores do seu negócio devem ser interligados e contar com uma boa dinâmica de comunicação. Assim, é possível integrar todas as áreas para evitar práticas nocivas a qualquer parte do patrimônio.

Como ele ocorre nas empresas?

Como já explicado, o Shadow IT acontece a partir da prática de ações não reconhecidas pelo setor de TI. A simples instalação de um novo browser ou o download de um aplicativo, se não pré-aprovados pela organização, são práticas que geram Shadow IT.

Para entender por que ele acontece em seu negócio, é preciso ir ao fundo do problema. Se algum integrante da equipe enxerga a necessidade de buscar soluções alternativas, isso pode ser um indicativo de que determinada área da empresa precisa de maior investimento em práticas seguras de TI.

Quais são seus impactos na empresa?

A facilidade do uso da internet e a abundância de softwares e aplicativos que podem ser instalados a baixo custo, tornam o Shadow IT um fenômeno cada vez mais importante de se controlar. Afinal, a instalação de sistemas sem aprovação prévia, podem ocasionar em brechas de segurança e conectividade.

O primeiro impacto é a ausência do registro de produção. O uso de tais dispositivos sem o conhecimento do gestor de TI impossibilita que a companhia registre, de forma oficial e completa, as atividades dentro da empresa.

Sem esse registro, fica impossível relacionar de forma eficiente o investimento feito e a produção que de fato foi alcançada. Dessa maneira, a adoção de estratégias para otimizar a operação fica ainda mais difícil.

Uso de softwares sem licença

Entendemos, portanto, que o Shadow IT acontece sem o conhecimento dos profissionais de tecnologia. Isso abre espaço para o uso de softwares não validados. Além de ser um problema de âmbito legal, essa prática coloca em risco a segurança da informação, deixando-a suscetível a ataques externos.

Como identificá-lo?

Conhecendo o problema, é possível identificá-lo. Para identificar o Shadow IT dentro de sua empresa, é preciso começar pelo básico: ter um monitoramento forte e competente. É preciso montar uma rede com profissionais capazes de exercerem controle sobre as questões de tecnologia dentro da corporação.

Portanto, é preciso realizar uma verdadeira varredura contra os programas e aplicativos que estão interagindo com o sistema da empresa de forma não reconhecida. Uma gestão eficaz de credenciais de acesso, auxilia a identificação da origem do problema.

Como lidar com o Shadow IT?

É verdade que o Shadow IT é um problema gerado pelo uso não autorizado de sistemas por parte dos colaboradores. Contudo, será que eles devem ser repreendidos por isso?

Muitas vezes, a prática representa uma tentativa de pensar fora da caixa e melhorar a produtividade do trabalho. Por isso, o primeiro passo deve ser oferecer informação.

Seja claro com os colaboradores

Imagine ser repreendido pelo seu gestor por tentar melhorar seu próprio trabalho? Ninguém se sentiria bem nessa situação. Por isso, em vez de pensar em sanções e punições, comece assegurando-se de que todos os colaboradores saibam a importância de utilizar sistemas pré-aprovados.

Depois disso, escute o que eles têm a dizer. Tente substituir aplicativos indesejados por outros mais seguros e, se for vantajoso, considere a ideia de incluir oficialmente na operação os sistemas já utilizados pelos membros da equipe.

Tenha cuidado com o BYOD

O BYOD, sigla em inglês que pode ser traduzida como “Traga Seu Próprio Dispositivo”, representa uma prática muito comum no mundo corporativo: permitir que colaboradores utilizem seus próprios dispositivos para realizar atividades relacionadas ao seu trabalho.

A permissão pode trazer retorno de produtividade, mas torna mais difícil controlar internamente a maneira como os dados da empresa estão sendo tratados. Afinal, é possível que o aparelho faça contato com malwares ou softwares sem licença.

Por isso, crie regras para a utilização dos dispositivos. A política de uso destes deve deixar claro pontos como:

  • instalação das tecnologias obrigatórias de segurança;
  • estabelecimento das responsabilidades individuais;
  • estabelecimento das penalidades em caso de quebra de acordo;
  • limite de acesso e uso dos dispositivos.

Para manter os colaboradores alinhados com aas regras e restrições, realize treinamentos frequentes, lembrando-os sempre da responsabilidade que têm em suas mãos.

Dar devida atenção ao Shadow IT é papel fundamental de qualquer profissional ligado à gestão de TI. Afinal, ele pode expor falhas que comprometem a segurança de informações preciosas da empresa.

Como o Shadow IT parte de ações realizadas principalmente pelos colaboradores, é essencial que os diferentes setores de sua empresa sejam integrados e educados no assunto. Dessa forma, o monitoramento e prevenção de atitudes danosas tornam-se tarefas muito mais fáceis.

Ficou claro o que é o Shadow IT e como ele acontece dentro das empresas? O departamento de TI é cada vez mais importante para a saúde da instituição. Que tal continuar a leitura e saber como mostrar o valor do TI para o resto da empresa?