Quais ferramentas podem otimizar a minha comunicação interna?

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A comunicação interna é um elemento de suma importância para o bom funcionamento de uma empresa. Ainda assim, uma pesquisa recente mostrou que a grande maioria dos funcionários (72%) tem a percepção de que as ações e atividades desse setor são deficientes ou mesmo ineficientes.

Todavia, as formas de aprimorar a interação entre empresa, lideranças e seus colaboradores são muitas — principalmente com o uso da tecnologia. Os benefícios, por sua vez, valem o investimento!

Uma boa comunicação interna é capaz de aumentar a produtividade, ampliar a satisfação da equipe e potencializar os resultados de um negócio. Confira!

O diálogo é importante para potencializar resultados

​É cada vez mais importante que os diálogos sejam realizados de forma horizontal, sem ruídos, em um conceito de via de mão dupla. A abordagem permite a interação entre níveis hierárquicos e a otimização da comunicação interna para a potencialização dos resultados.

Como um meio para aumentar a produtividade e facilitar a interação entre os colaboradores de uma empresa, a comunicação interna apresenta uma série de vantagens. Confira:

  • diminui ruídos;
  • aumenta a produtividade;
  • permite o engajamento;
  • diminui distâncias;
  • estimula a interação;
  • fortalece a cultura organizacional;
  • alimenta o trabalho em equipe.

Cada vez mais tem sido valorizada a construção de um ambiente de trabalho agradável, com equipes alinhadas, em ecossistemas que colaboram para a construção coletiva de soluções.

A comunicação interna permite a solidificação de uma cultura que convida à troca de ideias, eliminando grupos segregados ou comportamentos indevidos.

Quando há um espaço que favorece a transparência, o comportamento do grupo tende a melhorar, já que os funcionários que são considerados referência servem de espelho para os demais.

Da mesma forma, o setor deve disponibilizar ferramentas para que líderes e gestores interajam de maneira horizontal com os demais colaboradores. A ação favorece o clima organizacional, diminui os riscos de crises internas e amplifica a sintonia e também a produtividade. Mas, afinal, como investir em comunicação interna?

Em quais ferramentas de comunicação interna investir?

De acordo com a agência britânica Gatehouse, especializada em comunicação, algumas das dificuldades centrais relacionadas à comunicação interna estão ligadas ao uso de tecnologias ultrapassadas, por quase 50% das empresas, e à falta de habilidade do gestor em comunicar, de acordo com grande parte dos colaboradores entrevistados.

Os números reforçam que a boa comunicação interna pede que o setor faça uma escolha inteligente de soluções. Para otimizar resultados e construir um ambiente que seja sólido e adequado às necessidades da empresa, é importante optar por ferramentas que sejam compatíveis com a realidade da organização. Confira algumas delas a seguir.

Jornal digital

Um jornal interno, com a compilação dos principais acontecimentos de uma empresa, é capaz de alimentar o trabalho em equipe e a transparência, além de também melhorar a comunicação.

O custo de produção é baixo e pode conter: contratações e alterações de cargo, aniversariantes do mês, eventos realizados, conquistas e matérias relativas aos assuntos mais debatidos durante o mês ou bimestre.

Também é interessante convidar funcionários a contribuir com o jornal impresso, a partir de artigos ou colunas que auxiliem na humanização das relações profissionais.

Newsletter digital

A newsletter pode ter uma funcionalidade similar à do jornal digital, com a diferença que sua frequência deve ser maior — como semanal. O disparo de e-mails é bastante útil para o registro de avisos, orientações, novidades e direcionamento para matérias internas ou externas que abordaram assuntos de interesse para a empresa.

E-mail corporativo

A troca de e-mails faz parte da rotina de uma empresa. Em muitos casos, é uma maneira de contato tanto interno quanto externo, funciona ainda como ferramenta integrada a outras funções.

Investir em um serviço de e-mails sólido e seguro é de grande importância para uma empresa. Existem soluções robustas e customizáveis, como o e-mail Exchange, ou o G Suite, que se destacam pela segurançae por possibilitarem o acesso em vários dispositivos. Confira alguns benefícios de cada serviço.

E-mail Exchange

Solução que permite o aumento da produtividade ao combinar e-mails, contatos e agenda de compromissos.

G Suite

Serviço que conecta colaboradores ao combinar o Gmail com outras ferramentas que otimizam a rotina profissional.

Intranet

Conectar setores e colaboradores é possível por meio da intranet, que facilita a comunicação interna e também possibilita a troca de arquivos.

Em um tempo no qual a rotina de trabalho é cada vez mais digital, é muito importante que a empresa invista em uma rede corporativa segura e estável. Padronizada, a solução não só favorece a interação, assim como aumenta a produtividade.

Rede social corporativa

Com a utilização de uma rede social interna, os colaboradores de uma empresa podem se conectar em um espaço seguro, que garante a privacidade dos funcionários e favorece a troca de ideias.

Em grande parte das vezes o formato é similar ao das redes sociais tradicionais, o que facilita o uso e o engajamento. A rede social corporativa se diferencia da intranet por ser um ambiente mais informal.

SharePoint

Para a gestão da comunicação interna, com gerenciamento de conteúdo e a troca de arquivos, pode ser utilizado o SharePoint — parte do Office 365. A ferramenta da Microsoft possibilita desde a criação da intranet de uma empresa até o desenvolvimento de websites, ferramentas sociais, pesquisas, entre outros. Completa, a plataforma é personalizável por meio de soluções que se adequam às necessidades de uma companhia.

Alguns dos recursos do SharePoint 2019 são:

  • compartilhamento e gerenciamento de conteúdo;
  • criação rápida de websites de comunicação pessoal ou de equipe;
  • armazenamento de arquivos de até 15GB;
  • experiência de pesquisa com autocompletar;
  • sincronização com arquivos do OneDrive;
  • listas e bibliotecas de arquivos otimizadas, com uso de filtros e classificações;
  • fluxo de trabalho com Microsoft Flow, entre outras funcionalidades.

No mais, o SharePoint pode ser utilizado tanto internamente, na empresa, quer seja em PCs ou Macs, ou em dispositivos móveis, tanto em Android como em iOS.

Skype for Business

A plataforma de comunicação permite o uso de mensagens instantâneas, conferências, ligações de vídeo ou apenas áudio. Pode ser utilizada tanto no dispositivo móvel quanto no computador. Além disso, sua versão corporativa disponibiliza uma série de funcionalidades em um único software.

O Skype for Business entrega uma série de benefícios, como:

  • gravação e transmissão de reuniões, para até 100 mil participantes — em videoconferências ou webinários;
  • agendamento de reuniões com até 250 participantes;
  • organização de grupos personalizados, além dos pré-formatados;
  • integração com o Office 365;
  • economia com recursos de telefonia.

A comunicação interna favorece a interação por permitir a troca de feedback e a transparência. O setor melhora a produtividade de uma empresa ao utilizar ferramentas de compartilhamento de arquivos, dados e informações, assim como facilita a rotina do colaborador. As vantagens do engajamento são inúmeras, desde um ambiente de trabalho mais agradável até a solidificação do pensamento em equipe.

O que achou das sugestões? Ficou interessado nas ferramentas de comunicação interna? Podemos te ajudar a encontrar as melhores soluções para a sua empresa. Entre em contato conosco e conheça!