Metodologia Scrum: o que é e como implementar em TI?

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Os projetos de tecnologia da informação (TI) são bastante complexos, e exigem foco e planejamento para serem bem executados. Coordenar todas as tarefas e entregar o resultado dentro do prazo é algo bastante complicado quando não se tem uma visão geral da evolução de cada etapa do processo.

A metodologia Scrum é uma das técnicas desenvolvidas para evitar atritos no desenvolvimento desse tipo de projeto. Por meio desse método é possível trabalhar em times menores e multidisciplinares, de maneira a dar mais autonomia para as equipes e descentralizar os processos de tomada de decisão.

Isso faz com que as tarefas sejam entregues de forma muito mais rápida. Também permite que grandes projetos sejam desmembrados em iniciativas menores, de modo a tornar mais fácil tanto a execução em etapas quanto a avaliação do sucesso das produções.

Esse modo de trabalhar e entregar resultados é fundamental para otimizar a produtividade, principalmente para empresas que não dispõem de muitos recursos para investir em grandes empreitadas.

Continue a leitura e veja como colocar a metodologia Scrum em prática.

O que é a metodologia Scrum?

O Scrum é uma metodologia de projeto ágil. Ele é bastante usado na gestão e planejamento de projetos de software, mas já extrapolou essa fronteira e está sendo implementado também em outras áreas de conhecimento para otimizar processos e colocar projetos em prática.

Empresas menores, como as startups, costumam lançar mão da metodologia Scrum e de outras semelhantes para otimizar processos e testar protótipos. Os benefícios desses métodos permitem testar ideias rapidamente e com poucos recursos, de maneira a concentrar esforços nas iniciativas de sucesso e descartar logo as ideias que não funcionam ou que não trazem o retorno esperado.

Na metodologia Scrum, os projetos são desenvolvidos da seguinte maneira:

  • product backlog: é o mapeamento das iniciativas que precisam ser executadas. É o product backlog que dá a visão geral do problema que está sendo resolvido e a ordem de prioridade das tarefas que precisam ser executadas;
  • release backlog: é um calendário de datas-alvo em que as iniciativas mapeadas no product backlog devem ser lançadas ou precisam começar a funcionar;
  • sprints: são sessões de trabalho cujo objetivo é resolver cada problema mapeado no product backlog. O ideal é que cada sprint tenha entre quatro e oito horas de duração, de maneira a não extenuar a equipe e aproveitar o máximo de sua produtividade. Também é muito importante que os sprints tenham o mesmo tempo de duração.

Para que o trabalho avance da forma mais rápida possível, existe uma hierarquia na metodologia Scrum, que é pensada para otimizar a execução do projeto:

  • Product Owner (PO): pessoa responsável pelo resultado final do projeto e pela priorização das tarefas no product backlog. Estará diretamente envolvido na execução das atividades e nas decisões cruciais sobre os rumos das iniciativas;
  • Scrum Master: responsável pela organização da equipe e pelo respeito às regras do Scrum. É seu papel mediar as discussões entre a equipe, remover obstáculos e prover os recursos necessários para a boa execução das tarefas;
  • Time Scrum: é formado pelos demais membros da equipe. Os colaboradores devem ser selecionados de acordo com suas habilidades para resolver os problemas listados no product backlog.

A metodologia Scrum também busca otimizar as horas de trabalho de uma equipe. O sprint é a espinha dorsal do trabalho. É a partir dele que as iniciativas que dão origem aos projetos são desenvolvidas.

Porém, antes de cada sprint, é realizada uma reunião diária de alinhamento — chamada de Daily Scrum —, que serve para que todos os membros do time saibam como a equipe está evoluindo.

A partir daí, as prioridades do dia podem mudar ou não, dependendo do resultado do sprint anterior. É assim que as equipes conseguem otimizar a gestão de projetos em TI e aumentar sua produtividade.

Ao desmembrar um grande projeto em fases menores, é possível acompanhar seu desenvolvimento e saber, à medida que essas iniciativas vão sendo colocadas em prática, se a solução adotada é de fato a melhor para o problema atacado.

Caso seja necessário corrigir o rumo do projeto ou mesmo descartar o trabalho realizado, o custo será menor do que seria em uma situação em que um grande projeto fosse executado, porém sem gerar os resultados esperados. Imagine gastar milhões de reais em uma solução que simplesmente não funciona ou não compensa os custos.

Quais são os benefícios da metodologia Scrum em TI?

1. Aumento da produtividade

Times mais produtivos revelam uma empresa mais produtiva e com mais capacidade de gerar lucro. A metodologia Scrum em gestão de projetos de TI tem causado um impacto positivo e, não à toa, essa cultura tem se espalhado para outras áreas das empresas.

Mover-se de forma ágil permite utilizar bem recursos que são limitados: tempo, dinheiro, energia, pessoal capacitado, espaços e assim por diante. Poder saber em pouco tempo se um projeto é viável ou não e qual é o seu potencial de retorno é uma informação bastante valiosa e cada vez mais estratégica para qualquer companhia.

Quando se fala especificamente de projetos de software, uma particularidade é o corte de elementos. É quase impossível entregar todas as funcionalidades previstas dentro do tempo estimado.

Com a metodologia Scrum, o objetivo é que cada sprint gere um produto completo, que seja passível de uso ou venda, mesmo em condições mínimas de aproveitamento. A propósito, esse conceito é chamado de MVP (do inglês, Minimum Viable Product). Ele é bastante utilizado por startups e empresas que pretendem lançar um novo produto ou querem otimizar o uso de seus recursos.

A cada novo ciclo ou sprint, um MVP pode receber mais funcionalidades e componentes, o que aumenta seu valor final. No entanto, desde o primeiro ciclo, o produto gerado deve apresentar alguma utilidade.

2. Ajustes regulares no projeto

Cada sprint também tem o objetivo de ajustar o projeto para que ele fique o mais adequado possível à sua realidade, tanto em matéria de recursos disponíveis quanto de resultado desejado.

O planejamento inicial precisa ser ajustado no dia a dia para estar de acordo com essa realidade, pois em TI ele costuma ter uma margem de erro de 60%. Assim, se um projeto inicialmente previsto para durar 100 dias estiver bem ajustado, ele ainda pode ter uma duração entre 40 e 160 dias, de acordo com os métodos tradicionais até hoje empregados nessa área.

A metodologia Scrum prevê esses desvios de tempo, prioridade e demanda, tornando o reajuste desses componentes um hábito, em vez de uma ação emergencial. Isso facilita a entrega de valor, assim como a elaboração de projetos de médio e longo prazo.

3. Eliminação de bugs

Como a metodologia Scrum também prevê um ajuste diário do andamento dos trabalhos, fica mais fácil corrigir desvios de rota e identificar possíveis problemas durante a execução das tarefas ou mesmo falhas no projeto ao longo dos testes. O custo é muito menor do que passar meses construindo um projeto que, no fim, não funciona conforme o esperado.

Essa rotina auxilia na mitigação de riscos em TI e aumenta a segurança do produto final, uma vez que ele é submetido a uma rotina diária de testes e checagens.

4. Transparência

A rotina de feedbacks diários prevista por essa metodologia também promove a transparência e melhora a troca de informações entre os membros da equipe.

A comunicação se torna mais fluida à medida que são reservados espaços para que cada membro do time ou representante fale das tarefas que estão sendo desenvolvidas nos sprints.

5. Mais sintonia entre os envolvidos

A própria metodologia de trabalho Scrum é de aproximação. Afinal, os membros do time precisam estar em contato constante para resolver problemas e dar sequência às tarefas que precisam ser desenvolvidas.

Como cada membro do time conta com uma habilidade essencial para o bom desenvolvimento do projeto, cada pessoa encontra seu espaço para se desenvolver. Assim, todos têm um alto grau de contribuição para o resultado final de um projeto desenvolvido por meio dessa metodologia.

Como implementar a metodologia Scrum em minha empresa?

Agora que você entende melhor o que é o Scrum, é hora de ver como ele pode ser introduzido no seu setor de TI. A tarefa não é tão simples, mas valerá o tempo investido. Veja abaixo alguns passos que você pode seguir.

1. Discuta sobre os benefícios da metodologia com sua equipe

Hoje em dia é cada vez mais necessário otimizar os recursos disponíveis para desenvolver projetos. Se você faz parte da liderança de uma empresa, busque ser o embaixador dessa mentalidade e promova a mudança em sua área de atuação. Mostre os benefícios de fazer mais com menos e do quanto é positivo descentralizar as decisões menos estratégicas.

2. Sugira um projeto-piloto

Toda nova ferramenta, estratégia ou metodologia precisa começar a ser testada de alguma forma. Assim, sugira um projeto em que a metodologia Scrum possa ser aplicada.

Proponha o desafio e procure medir os resultados por meio da coleta de dados empíricos que mostrem os benefícios dessa técnica frente às metodologias tradicionalmente adotadas. Não tenha medo de testar e nem de abandonar aquilo que não funciona.

3. Introduza a metodologia aos poucos

Mudanças bruscas na forma como uma equipe trabalha tendem a prejudicar muito o desempenho geral. As consequências disso vão desde o prejuízo da sua empresa até uma aversão à implementação da nova metodologia. O ideal é começar em menor escala, verificando quais particularidades você deve atender na sua equipe.

Assim, inicie com um subsetor da sua área, uma equipe mais seleta. Adote projetos pequenos e depois aplique a metodologia Scrum a equipes e objetivos maiores. Isso dará aos colaboradores mais tempo para se acostumarem, além de proporcionar a você mais experiência para aplicar esse método.

4. Trabalhe a comunicação entre os colaboradores

Outro pré-requisito para o sucesso do Scrum é a facilidade de comunicação entre todos os envolvidos no projeto. Muitas organizações adotam o método de “jogar por cima do muro”, passando um projeto com um elemento já concluído para o próximo estágio sem que haja uma troca de informações ou diálogo entre os profissionais.

Frequentemente, esse modelo leva a várias perdas, devido a pequenos desentendimentos em relação a certos componentes ou ao próprio objetivo do projeto. Fazer reuniões regulares e promover uma comunicação ativa entre os envolvidos é uma solução para evitar tais erros. Da mesma forma, a produção pode ser acessada por todos os profissionais, partilhando o progresso, assim como os desafios.

5. Nomeie um Product Owner

Abreviado como PO, esse é um dos principais responsáveis pelo projeto Scrum. Sem ele, não há projeto. Por definição, ele é a pessoa encarregada de determinar o objetivo, isto é, a forma final do produto. Ele avalia as demandas dos futuros usuários do sistema e como elas podem ser melhor atendidas.

Em seguida, ele comunica essa visão à equipe e atua em conjunto com todos para que ela fique o mais nítida possível. Não se trata de um chefe, mas sim de um colaborador que serve aos demais, garantindo que todos sejam bem-sucedidos.

6. Escolha um Scrum Master

Se o PO é o responsável pela visão de futuro na metodologia Scrum, o Scrum Master é quem coordena a equipe a fim de realizar essa visão. O trabalho dele é orientar todos os profissionais para que consigam atuar em harmonia e superar obstáculos. Ele deve ter uma visão ampla sobre o projeto e ser capaz de transmiti-la aos demais.

O Scrum Master também tem o dever de intervir quando algo estiver atrapalhando a equipe e prejudicando seu desempenho. Problemas com horário, prazos, recursos, entre outras coisas, devem ser observados, analisados e, se necessário, modificados.

7. Crie um backlog

Pense nesse quadro como uma grande lista de tarefas do seu projeto. Ela serve para mapear todas as atividades que ainda não foram cumpridas, controlar quais estão em desenvolvimento e quais já foram concluídas.

Também é muito útil para avaliar a prioridade que determinados elementos têm ao longo do desenvolvimento. Como já mencionamos, é quase impossível entregar tudo, então é melhor saber o que é mais importante.

Esse backlog deve ser atualizado com regularidade: novas demandas podem surgir, algumas tarefas podem precisar de reavaliação etc. Mais uma vez, a metodologia Scrum prevê esses desvios do planejamento e estimula que toda a equipe saiba lidar com eles.

8. Faça reuniões de sprint regulares

Como explicamos no início, um sprint é um ciclo do projeto. Ao final de cada ciclo, os membros devem se reunir, atualizando uns aos outros sobre tarefas concluídas, dificuldades, observações, críticas e sugestões. Ao final, o próximo sprint já deve estar planejado.

Essas reuniões devem ser feitas sempre ao final de cada ciclo, pois são o ponto-chave para a reavaliação e adaptação do projeto. Reuniões diárias ou excepcionais podem ser convocadas, mas as principais questões devem sempre ser levantadas durante o planejamento de sprint. E antes de dar o plano como elaborado, revise e peça opiniões. Uma pequena observação pode poupar semanas de trabalho refeito.

Adote esse método para realizar desde tarefas simples do dia a dia até projetos mais ambiciosos. Você verá o quanto esse pequeno ajuste pode impulsionar o rendimento do seu time.