Gestão de mudanças em TI: entenda a importância!

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A infraestrutura de TI de uma empresa muda regularmente. Conforme novas tecnologias são incorporadas ao ambiente de trabalho e o ciclo de vida de soluções se encerra, gestores precisam incluir novas ferramentas e aplicativos ao ambiente corporativo.

Em todo processo de mudança, seja ele emergencial ou não, a companhia deve estar preparada para enfrentar os desafios relacionados à integração de novas ferramentas ao ambiente interno. Isso é o trabalho da política de gestão de mudanças.

Criada para dar mais controle ao gestor sobre as mudanças que ocorrem na área, essa estratégia reduz prazos, elimina erros e agiliza os processos de integração de aplicativos e equipamentos ao ambiente interno do negócio. Quer saber mais sobre ela? Então veja neste post como a política de gestão de mudanças em TI afeta o seu negócio!

O que é a gestão de mudanças em TI?

Na medida em que as mudanças na área de TI ocorrem em uma velocidade cada vez maior, conseguir adaptar-se rapidamente é um fator estratégico para o negócio. Gestores devem estar preparados para integrar novos processos e tecnologias com agilidade, modificando a infraestrutura do setor conforme os objetivos do empreendimento são moldados pelas demandas do mercado.

Nesse sentido, a política de mudanças em TI pode ser definida como um conjunto de estratégias voltadas para tornar mais simples e ágil a adaptação do setor a um novo cenário. Ela deve incluir condutas para processos como a integração de novos hardwares, criação de rotinas operacionais ou mesmo a alteração de metas de médio e longo prazo.

Principais benefícios da gestão de mudanças em TI

Apesar de ser vista por alguns gestores como uma “burocratização” dos processos de TI, a gestão de mudanças é uma estratégia que torna a rotina do setor mais simples e flexível. A implementação de novas políticas, métricas, ferramentas, arquitetura e mesmo a alteração na configuração de sistemas são feitas sem grandes dificuldades, uma vez que todos os profissionais da área estarão prontos para se adaptar ao novo cenário.

Em longo prazo, a gestão de mudanças em TI amadurece a forma como o setor lida com diferentes alterações em suas atividades. As mudanças são feitas com um nível baixo de estresse e de erros, o que diminui o custo operacional dos projetos de migração e integração de soluções de TI.

A rotina do setor também é executada com maior disciplina. Cada uma das etapas de um projeto de migração para a nova versão de um software, por exemplo, terá uma organização precisa e conhecida por todos.

Além disso, os profissionais de TI terão um fluxo de trabalho com baixo índice de desperdícios: os times deixam de operar “apagando incêndios” e começam a atuar com foco nas necessidades do usuário. Como consequência, as taxas de retrabalho são eliminadas, o que se traduzirá em um setor mais produtivo, econômico e eficaz.

Criando uma política eficaz de gestão de mudanças em TI

A política de gestão de mudanças em TI é pautada por uma série de rotinas que, juntas, reduzem o prazo de entrega de demandas e agilizam a rotina de todo o setor. São elas:

Análise

Nessa etapa, o time de TI faz a análise da nova demanda e as requisições da mudança que ocorrerá. Assim, é possível levantar dados que auxiliarão durante a implementação dos novos processos, como prazos e fatores que afetarão na eficiência do time.

Priorização

Na priorização, os profissionais de TI definirão como o esforço de cada equipe será dividido. Além disso, as demandas serão separadas de acordo com o seu nível de urgência e critérios preestabelecidos pelo negócio. Assim, o que for mais importante será executado primeiro.

A priorização é um processo crítico. Ela torna mais ágil a adaptação às mudanças, uma vez que os processos certos terão o foco nas necessidades dos usuários.

Aprovação

Uma vez que todas as rotinas estejam planejadas, o gestor deve aprovar a rotina definida nas etapas anteriores. Junto com os líderes das áreas afetadas pelas novas tecnologias e rotinas, é preciso verificar se os requisitos serão cumpridos e se há a necessidade de revalidar alguma atividade.

Comunicação e agendamento

Junto com os processos de aprovação, as etapas de comunicação e agendamento são cruciais para que o processo de mudanças seja baseado em uma governança de alta performance. Datas para a interrupção de serviços devem ser agendados, garantindo que todos os setores conseguirão se preparar para as etapas do projeto.

Planejamento e criação de um plano de testes, implantação e remediação de danos

Nessa etapa, o gestor precisa planejar como cada uma das mudanças será integrada à cadeia operacional do empreendimento. Além disso, são definidas estratégias para testar as mudanças e mitigar rapidamente possíveis problemas.

Essa estratégia deve ser executada com atenção. É por meio dela que o gestor garante que todas as modificações serão integradas ao dia a dia do usuário após serem avaliadas e depois que as devidas medidas de contingência de erros estejam prontas para atuar caso algo ocorra.

Documentação

A documentação é a última etapa da implementação das mudanças no ambiente de TI. É por meio dela que o gestor consegue otimizar os seus processos continuamente e avaliar o impacto de erros e das estratégias de melhoria do negócio.

Todas as etapas são registradas, assim como as dificuldades e acertos que ocorrerem. Em projetos futuros, a documentação pode ser revisada a fim de economizar tempo de planejamento ou mesmo de correção de falhas.

O uso de uma política de gestão de mudanças em TI altera profundamente a forma como o setor lida com as suas demandas. O gestor será capaz de priorizar de maneira mais precisa as alterações e o fluxo de trabalho do setor.

A capacidade do time será modificada de acordo com as necessidades do negócio e do mercado. E, por estarem preparados para as novas rotinas, os usuários não terão dificuldades de adaptação ao novo cenário.

Em caso de falhas, o impacto será reduzido rapidamente. Em longo prazo, a empresa poderá avaliar novas formas de melhorar todas as suas rotinas de mudanças, garantindo que tais atividades sejam executadas com alta performance e segurança.

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