Entenda a importância da TI para a escalabilidade em uma empresa

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O mercado competitivo e a necessidade de ampliar as operações e o faturamento exigem que as empresas cuidem da escalabilidade. Esse termo gera o aumento da produtividade e o retorno do investimento, sem implicar elevação dos custos. Em outras palavras, tudo o que os gestores buscam.

No entanto, explicar o conceito dessa abordagem é mais simples que colocá-la em prática. Afinal, para muitas pessoas parece impossível atender mais clientes sem aumentar os gastos na mesma proporção, não é mesmo? A questão é que esse objetivo é passível de alcance. Basta usar a TI para atingir esse propósito.

Por isso, neste post vamos abordar como criar um negócio escalável com a ajuda do setor de Tecnologia da Informação. Além disso, explicaremos o conceito dessa abordagem, sua importância para a empresa, as ferramentas que podem ser utilizadas, os processos a serem automatizados e os setores capazes de se beneficiar da estratégia.

O que é escalabilidade?

Dicionário inFormal define esse termo como: “(…) uma característica desejável em todo o sistema, em uma rede ou em um processo, que indica sua habilidade de manipular uma porção crescente de trabalho de forma uniforme, ou estar preparado para crescer. Escalabilidade em startups é uma forma de acelerar o crescimento de uma empresa, com pequenos custos e de forma muito rápida”.

Essa conceituação evidencia exatamente o que a palavra significa. Afinal, ter uma operação escalável representa alcançar o sucesso enquanto o negócio ainda está em desenvolvimento. Portanto, é uma forma de expandir o atendimento aos clientes por meio do aproveitamento das soluções existentes no mercado.

Nesse modelo de atuação, a empresa oferece a mesma solução para uma grande quantidade de consumidores sem que haja perdas das características dos produtos ou serviços. Como existe essa padronização, o objetivo é manter os custos operacionais baixos para assegurar uma maior margem de lucro.

Para entender melhor como essa característica funciona, basta pensar na Netflix. A plataforma de streaming oferece vídeos aos clientes que pagam uma taxa mensal. O custo de manutenção do serviço é sempre o mesmo, porque as ofertas permanecem lá e são substituídas em períodos predeterminados.

No entanto, o total de pessoas que acessam a plataforma varia. Na prática, isso significa que quanto mais usuários forem cadastrados, maior será o lucro da empresa, porque os gastos se mantêm fixos.

Outro exemplo é a Microsoft, que migrou o Office para uma solução na nuvem — mais barata e escalável. Assim, o software pode ser utilizado por meio do pagamento de um valor mensal. Os usuários ainda têm o benefício de usar a solução em dispositivos móveis.

Percebeu que o que caracteriza esses exemplos é a capacidade de replicação do produto ou serviço sem o aumento dos custos? É exatamente isso que faz um negócio ser escalável, já que a qualidade do item permanece igual e a satisfação do cliente aumenta.

Para garantir esse objetivo, é imprescindível que a empresa tenha 3 características. Suas operações devem ser:

  • ensináveis: o gestor precisa ser capaz de repassar o processo produtivo a outros membros da equipe para garantir a facilidade e a segurança do procedimento;
  • valiosas: uma atividade específica é comercializada e fará o negócio se destacar da concorrência devido à agregação de valor;
  • replicáveis: o processo deve ser exitoso em relação à multiplicação e geração de receita recorrente para comprovar que o modelo de produção traz resultados positivos.

Qual a importância da escalabilidade para uma empresa?

O negócio que adota esse modelo tem mais possibilidade de receber investimentos externos, que contribuem para o crescimento acelerado. Além disso, existem outros motivos que justificam a escolha por esse formato de atuação.

Alcance amplo

A ideia de ter um negócio escalável é eliminar as fronteiras e ampliar a atuação empresarial. O objetivo principal é aumentar o total de pessoas atendidas, o que leva a uma consequente expansão.

Suporte significativo

Os investidores buscam negócios escaláveis para aplicarem capital, porque esse formato de empresa tende a oferecer um retorno financeiro maior. Assim, a companhia tem mais vantagem no processo de captação de recursos.

Operação enxuta

Um dos propósitos dessa estratégia é manter os custos fixos. Isso significa que a operação deve ser enxuta e a equipe precisa ser capacitada para produzir mais com menos. O ideal é aprimorar o alinhamento estratégico e a coesão para que as atividades sejam executadas como o planejado.

Aumento do faturamento

A receita e a margem de lucro das organizações escaláveis tendem a ser mais elevadas, porque a operação se expande enquanto o custo permanece o mesmo. Isso ocorre devido à replicabilidade do negócio.

Como a área de TI pode facilitar a escalabilidade?

O alcance das 3 características básicas dessa abordagem depende diretamente da Tecnologia da Informação. Isso porque o empreendimento só pode ser escalável se for capaz de automatizar processos, procedimento que garante mais eficiência e agilidade às operações.

Pela automação, as atividades a serem executadas se tornam padronizadas — primeiro passo para garantir sua replicabilidade. Observe que, nessa análise, você pode chegar à conclusão que seu negócio é incapaz de ser escalável. É o caso de uma gráfica, por exemplo, que pode produzir em larga escala, mas tem seus custos proporcionalmente elevados.

Então, como assegurar que os gastos continuarão fixos? A resposta é usar soluções tecnológicas que aumentem a capacidade de atendimento às demandas mercadológicas. Assim, a abordagem escalável pode ser aplicada a sistemas eletrônicos, roteadores, bancos de dados, redes de computadores e mais.

Em todos os casos, o objetivo é aumentar a performance e garantir uma boa gestão de infraestrutura na TI. Afinal de contas, ser escalável é uma característica diretamente relacionada ao desenvolvimento organizacional. Quer ver como e por quê? É só pensar em uma empresa que conseguiu duplicar suas vendas rapidamente.

Se ela ignorar o processo escalável e a necessidade de aliar a TI às rotinas, é provável que tenha problemas para cumprir os pedidos. Os motivos podem ser variados, como uso de softwares lentos ou processamento inadequado dos itens em uma nota fiscal. De toda forma, o resultado é o mesmo: clientes insatisfeitos e colaboradores sobrecarregados.

Observe que o intuito é garantir crescimento aliado à qualidade. Por isso, é essencial contar com a automação. Porém, é impossível esquecer a flexibilidade necessária à infraestrutura, já que é preciso contar com mais capacidade de armazenamento e controle da segurança da informação.

Fica evidente, então, que a TI tem um papel estratégico nessa abordagem. É por meio dela que a empresa pode aprimorar as soluções utilizadas e atender as demandas conforme as particularidades do negócio. Claro que isso depende das ferramentas apropriadas, como veremos em seguida.

Que tipo de ferramenta pode ser utilizada?

O mercado oferece vários recursos que podem ser utilizados nesse processo. É importante contar com ferramentas interligadas e automatizadas, que oferecem uma visão ampla do mercado e da concorrência. Assim, você pode analisar e elaborar estratégias competitivas.

A questão é: quais são esses instrumentos? A seguir, listamos os principais para o seu negócio.

Automação

A capacidade de transformar rotinas operacionais em automáticas é crucial para um negócio escalável. Essa é uma medida que assegura eficiência e agilidade, ao mesmo tempo que reduz os erros, retrabalhos e falhas de atendimento ao cliente.

A automação tem ainda outra vantagem: padronizar a realização de atividades. Com isso, a qualidade fica em primeiro plano, já que todos sabem o que e como devem fazer cada tarefa.

Um exemplo de solução com essa finalidade são os sistemas SaaS (Softwares as a Services), que permitem oferecer o mesmo serviço para diversos clientes. As funcionalidades podem ser disponibilizadas de acordo com a necessidade para propiciar mais personalização. No entanto, o produto continua sendo o mesmo.

Nesse contexto, um ERP SaaS assegura a integração de informações dos mais diversos departamentos e requer apenas servidores robustos ou, melhor ainda, uma solução de cloud computing, que diminui os custos de manutenção e armazenamento de dados.

Aliás, a computação em nuvem é uma tecnologia que trouxe mais fôlego para a escalabilidade. Por meio dela os processos podem ser otimizados, enquanto as informações são mantidas protegidas. A flexibilidade é outra característica, já que o usuário pode usar os recursos de que precisa e contratar outros conforme a demanda — mais um critério essencial para essa abordagem.

A consequência, em qualquer um dos casos, é a redução do desperdício de capital, porque o pagamento é feito somente em relação às funcionalidades efetivamente utilizadas.

Análise de dados

As companhias geram um número de informações cada vez maior diariamente. Segundo dados apresentados no site CIO, são gerados 2,5 quintilhões de bytes por dia em todo o mundo. Para lidar com esse volume, é essencial contar com ferramentas de escalabilidade e análise de dados.

Essa atitude permite obter:

  • agilidade no processo de análise;
  • garantia de dados concretos;
  • tomadas de decisão mais rápidas, especialmente em momentos de emergência;
  • informações mais relevantes;
  • alcance dos objetivos com mais facilidade.

Entre as ferramentas que podem ser usadas estão as de Business Intelligence (BI), Big Data, data mining (ou mineração de dados) e inteligência competitiva.

Cloud computing

Essa tecnologia facilita a oferta de recursos computacionais sem que a empresa precise adquirir e administrar equipamentos físicos e servidores. Por isso, a computação em nuvem é fundamental para a operação escalável, já que mantém o negócio o mais enxuto possível.

Entre as possibilidades de serviços escaláveis estão:

  • SaaS;
  • Infrastructure as a Service (IaaS);
  • Storage as a Service (STaaS);
  • Platform as a Service (PaaS);
  • Security as a Service (SECaaS);
  • Database as a Service (DBaaS);
  • Data as a Service (DaaS);
  • Test Environment as a Service (TEaaS).

A nuvem pode ser pública, privada ou híbrida. Todas oferecem escalabilidade. A diferença é que a primeira é compartilhada com todos os clientes, mas com a definição de níveis de acesso. Na segunda, somente a equipe da empresa pode ingressar.

Além disso, a escalabilidade pode ser vertical ou horizontal. A primeira é o aumento da capacidade de software ou hardware sem modificações no código. Nesse caso, há apenas a adição de recursos. Já a segunda amplia o tráfego de dados e possibilita interligar diferentes estruturas para funcionar como uma unidade lógica. Por isso, há uma mudança no código do servidor.

É importante destacar que o objetivo é garantir mais flexibilidade para as operações e também redução de custos, já que as funcionalidades são contratadas e o pagamento é feito exclusivamente para o que é utilizado. Da mesma forma, a empresa pode continuar ampliando suas operações constantemente.

Quais processos podem ser automatizados?

Essa resposta depende do modelo de negócios da sua empresa. Porém, existem algumas atividades gerais que são comuns à maioria dos empreendimentos. Veja quais são elas e como esses processos podem ser automatizados.

Tarefas burocráticas e gestão de documentos

Os arquivos empresariais devem ser processados e armazenados em um local seguro para que seja assegurada a acessibilidade a todos os profissionais da empresa. Com a digitalização e a reunião dos documentos em uma plataforma em nuvem, eles podem ser acessados e monitorados a partir de qualquer dispositivo com internet.

Os sistemas de automação ainda oferecem ferramentas de gravação, armazenamento, digitalização, gestão, validação e disponibilidade das informações. Os backups automáticos realizam cópias de segurança frequentes para evitar a perda de dados sensíveis.

Assim, a equipe deixa de se preocupar com o arquivamento de documentos e outras atividades burocráticas. Consequentemente, tem mais tempo para se dedicar a ações estratégicas. Já os gestores tomam decisões mais acertadas devido à disponibilidade das informações.

Ações estratégicas do marketing

A eficiência dessa atividade contribui para o alcance de bons resultados pela organização. Como as campanhas exigem planejamento e ações bem direcionadas, a automação trabalha para compreender os clientes e interagir de maneira personalizada.

Dessa forma, a equipe de marketing deixa de agir de forma automática e mecânica. O resultado é o cumprimento de necessidades, expectativas e desejos dos clientes. Da mesma maneira, torna-se mais fácil encaminhar o consumidor por sua jornada de compra, desde o interesse até a decisão de fechar negócio.

Em cada uma das etapas, o atendimento deve ser diferenciado. Nesse contexto, as ferramentas de automação identificam o estágio em que o cliente está para encaminhar o conteúdo adequado. Por exemplo: quando o usuário baixa um e-book, a ferramenta pode iniciar um fluxo de nutrição de e-mail marketing.

Isso significa que, em períodos predeterminados, o cliente receberá e-mails com mensagens relevantes para ele até ser encaminhado à etapa final, em que será convidado, por exemplo, a entrar em contato com a empresa. Nesse período, a ferramenta de automação identifica os resultados obtidos e garante a qualificação da base de contatos, entre outras atividades.

Gestão contábil e fiscal

As obrigações com a Receita Federal são bastante amplas e seu cumprimento nem sempre é fácil. Porém, a automação ajuda a inverter essa realidade. Por meio da ferramenta apropriada é possível:

  • integrar com o sistema do governo para que o envio das informações seja feito diretamente pela solução ERP;
  • organizar as notas fiscais eletrônicas (NF-e), já que o arquivo a ser armazenado é o XML;
  • otimizar os processos de compra e venda, que integram os procedimentos de seleção do fornecedor, separação no estoque, distribuição e emissão de NF-e. Com isso, obtém-se mais agilidade e as falhas são reduzidas.

Controle de estoque

O excesso ou a falta de mercadorias gera prejuízos para a empresa e, especialmente, para o setor comercial, que fica sem conseguir prever a demanda realmente necessária. Por isso, a automação é essencial para a atividade.

Outros benefícios conquistados são:

  • precisão e agilidade na contagem e busca de produtos;
  • controle sobre o histórico de movimentação de mercadorias;
  • aproveitamento otimizado do espaço;
  • redução de desperdícios e custos com mão de obra;
  • segurança ampla no armazenamento;
  • emissão de relatórios analíticos para tomar decisões acertadas;
  • integração com diferentes setores, como logística, comercial e financeiro.

O sistema de automação, portanto, ajuda a gerenciar o inventário, cadastrar produtos e monitorar entradas e saídas.

Previsão de tendências

O Data Mining facilita a identificação de tendências e permite tomar decisões mais acertadas. Isso acontece pela obtenção de informações relevantes a partir de um conjunto de dados, que devem ser interpretados. Esse procedimento ajuda a detectar perfis de clientes e determinar estratégias para:

  • melhorar o relacionamento com os consumidores;
  • propor estratégias de marketing a partir da detecção de padrões de vendas;
  • descoberta de fraudes eventuais;
  • filtrar informações a fim de gerar relatórios significativos;
  • analisar riscos.

Um exemplo claro desse benefício é a aquisição de matérias-primas com base no histórico, que possibilita verificar períodos de sazonalidade. Da mesma forma é possível oferecer vendas complementares conforme as tendências de consumo do público-alvo.

Atendimento e suporte ao cliente

Os canais surgidos nos últimos anos — como e-mails, SMS, chatbots e redes sociais — são relevantes para o atendimento ao cliente. O ideal é ampliá-los para melhorar a experiência do usuário.

Nesse processo, a automação contribui para a agilidade do atendimento, por exemplo, para pesquisar endereços e telefones, consultar saldos e débitos, emitir boletos, repassar informações e contratar, desbloquear ou bloquear serviços. As ferramentas mais usadas nesse caso são Unidades de Resposta Audível (URAs) e chatbots.

Quais são os setores que podem se beneficiar dessa estratégia?

A maioria dos departamentos empresariais tem possibilidade de ser beneficiada com o modelo de operações escalável. Como você pôde ver acima, qualquer processo que pode ser automatizado é capaz de atender a um maior número de clientes sem a elevação proporcional dos gastos.

Perceba que, no crescimento organizacional, a maior parte das despesas é direcionada para a melhoria de processos, adoção de recursos tecnológicos, contratação de pessoal, compra de equipamentos e outros investimentos exigidos para o cumprimento da demanda.

Com a automação e a escalabilidade, a complexidade dessas atividades é significativamente reduzida. Veja alguns exemplos, a seguir.

Cobrança

O setor de cobranças se torna mais flexível e ágil para realizar atividades burocráticas. Pela automação, em vez de usar um sistema de call center tradicional, é possível adotar uma solução digital para enviar mensagens automaticamente conforme os canais de comunicação existentes.

virtualização da infraestrutura é outra possibilidade. Os servidores e equipamentos físicos são substituídos por sistemas em nuvem, que aumentam a capacidade produtiva e reduzem a ociosidade das máquinas.

RH

As operações são mais enxutas e o Recursos Humanos pode atuar estrategicamente, em vez de agir apenas como Departamento Pessoal. O cálculo de folha de pagamento e horários cumpridos pelos colaboradores também pode ser automatizado para evitar erros e atrasos, conforme estipulam as novas regras do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Administração

A gestão do negócio é mais acertada, porque as decisões são apoiadas em dados. Como verificamos anteriormente, é possível coletar informações e prever tendências, que auxiliam a traçar estratégias específicas para o desenvolvimento do negócio.

Com um ERP, por exemplo, os dados ficam totalmente integrados e acessíveis. Dessa forma, é mais fácil gerar relatórios, verificar históricos e identificar pontos que necessitam de ajustes devido a um resultado ruim nos indicadores.

Em suma, todos os colaboradores são positivamente impactados e contribuem para o sucesso empresarial. Assim, fica evidente que é preciso contar com a colaboração de todos para aumentar a motivação, o engajamento e os resultados relevantes.

Por onde começar e como implementar uma produção escalável?

A adoção de uma operação como essa requer a realização de algumas etapas. Veja quais são elas, a seguir.

Padronize processos

As atividades executadas precisam ser bem definidas no negócio escalável. É a padronização que facilita a replicação dos processos e evita que apenas uma pessoa seja responsável por desenvolver a tarefa. Dessa forma, também é assegurada mais agilidade no atendimento às demandas.

Para fazer uma padronização adequada, primeiramente é preciso mapear os fluxos de trabalho. Em seguida, é preciso desburocratizar as atividades a partir da consideração das necessidades de cada setor. Com isso, é possível oferecer recursos personalizados conforme a realidade organizacional.

Adapte seu negócio

As empresas precisam ser escaláveis, mas umas terão mais dificuldade que outras e precisam ser adaptadas. É o caso, por exemplo, de uma loja física, que terá problemas com a escalabilidade devido à limitação de espaço físico. Um e-commerce, por sua vez, consegue executar a operação mais facilmente sem implicar aumento de custos.

Busque um diferencial de mercado

A oferta de um produto valioso para o consumidor é outra característica dos negócios escaláveis. O ideal é identificar seu product ou market fit, ou seja, o produto adaptado às necessidades do consumidor. Esse procedimento pode demorar alguns meses e deve ser desenvolvido a partir de testes. Somente a partir disso se consegue chegar ao modelo ideal.

Analise a possibilidade de replicação

A avaliação de como o produto será produzido e distribuído é essencial para saber se a empresa tem a estrutura necessária para atender à demanda e quais investimentos são necessários. Lembre-se sempre de contar com a tecnologia e a automação.

Adote o outsourcing

O desenvolvimento de um setor específico é necessário para a operação escalável. Com a terceirização, sua equipe foca as atividades estratégicas, enquanto as operacionais são repassadas para um prestador de serviço especializado.

Essa possibilidade é viável para o suporte de TI, manutenção de servidores, atualização de sistemas e prevenção de problemas, por exemplo. Desse modo, sua empresa cresce de maneira saudável e sem precisar se preocupar com essas questões.

Em resumo, a escalabilidade é uma grande oportunidade para um negócio ampliar sua atuação e elevar seu faturamento e margem de lucro. Para isso, é preciso contar com a TI, que tem um papel central e estratégico. Porém, os benefícios são sentidos em todos os outros setores, como destacamos.

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