A importância do relatório gerencial para tomada de decisão

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As informações de uma empresa, em suas diversas áreas, são de imenso valor. Manter os dados de todos os setores organizados e documentados faz com que seja possível a tomada de decisão mais estratégica.

Da mesma forma, os relatórios gerenciais permitem que os profissionais desempenhem de maneira mais adequada suas funções, principalmente nos casos de substituições de cargos.

Muito além de um documento denso, complexo e altamente burocrático, um relatório gerencial pode ser capaz de manter um negócio no rumo — quando bem feito, pode ser até mesmo sucinto e 100% direcionado ao seu objetivo de informar quanto à situação da organização em dado momento.

Para que sejam bem aproveitados, os relatórios gerenciais precisam ser sucintos e diretos (mas sem deixar de serem completos!) e, o mais importante, altamente exatos! Por isso, para que os dados sejam de fato úteis, as informações compiladas precisam representar de maneira fiel a realidade da empresa.

Mas, afinal, por que um relatório gerencial é tão importante? Entenda os benefícios:

  • fortalece a transparência;
  • auxilia no planejamento estratégico;
  • simplifica o acesso a dados e informações;
  • permite a realização de comparações;
  • coopera para a sustentabilidade do negócio;
  • ajuda na gestão de riscos.

Ao ser incorporado na cultura da empresa, o relatório gerencial torna-se indispensável. Isso acontece porque o diagnóstico empresarial fica bem mais simples, permitindo aumento da produtividade e redução de custos. Ficou interessado? Então, continue na leitura do próximo tópico e entenda como aplicá-lo no seu negócio.

Como desenvolver um relatório gerencial?

Para que seja de fato útil, o registro feito precisa de objetividade. A metodologia para a construção do texto deve se adequar à estrutura da empresa e estar de acordo com a sua função dentro da organização.

Ainda assim, falar em relatório gerencial pode soar como algo muito amplo. Então, é preciso identificar qual ou quais áreas devem ser analisadas e quais informações precisam estar compiladas no documento.

Para você entender como criar o seu relatório, confira, abaixo, quais são as quatro etapas do desenvolvimento.

1. Escolha a área

Um relatório gerencial precisa ser específico e direcionado. Pode-se avaliar questões, como: finanças, custos, estoques, comercial, crescimento ou mesmo a análise de dados de algum ponto específico.

Para a realização da escolha do(s) setor(es), é preciso entender a necessidade de cada um e também qual será a utilidade do relatório como ferramenta de gestão.

2. Compile as informações

A partir do momento em que o setor ou área foi escolhido, é hora de escolher de fato aquilo que será analisado.

Para um bom relatório, é importante que as informações solicitadas possam ser encontradas, ou mesmo que sejam de fácil acesso para os funcionários. Os indicadores serão garantias de que o documento vai oferecer um retrato fiel da situação da sua empresa.

Dessa forma, a estrutura do relatório gerencial deve ser pensada, de modo que os objetivos da empresa sejam alcançados — ou seja, o de conseguir uma visão clara da evolução das operações.

3. Cuide da apresentação

Após escolher as áreas de análise e solicitar informações, o próximo passo é partir para o estudo dos dados, momento crucial do relatório gerencial. Com isso feito, capriche no layout.

Para que o documento sirva como um mecanismo capaz de melhorar a estratégia da empresa, a apresentação deve ser muito bem estruturada. Usar gráficos, infográficos e listas ajudará bastante nesse trabalho.

O documento deve ser de fácil consulta e compreensão, para que seu uso seja incorporado à rotina dos funcionários da empresa com qualidade.

4. Garanta a funcionalidade do relatório gerencial

Mesmo após finalizado, o seu documento de gestão precisará ser profundamente revisado. Mais uma vez, é preciso garantir que o relatório esteja 100% de acordo com a realidade da empresa. Caso contrário, ele não terá valor. Além disso, verifique se os dados apresentados respondem à pergunta feita em um primeiro momento.

O relatório gerencial precisa facilitar a tomada de decisão estratégica, a partir de temas e critérios predeterminados.

Chegamos ao ponto no qual você já sabe o que é um relatório gerencial e como colocá-lo em prática. Veja, por fim, quais são as informações de grande relevância para que o documento atinja os objetivos do seu negócio.

Quais são os tipos mais comuns de relatórios gerenciais?

Em vez de centralizar tudo em um só documento, a sua organização pode produzir modelos específicos de relatórios. A alternativa facilita o trabalho de elaboração dos registros. Confira algumas opções:

  • financeiro: mostra a real situação da empresa, entre patrimônio, investimentos etc;
  • produtividade: reúne as entregas de cada colaborador, ajudando no monitoramento de performance, e pode ser dividido por áreas;
  • vendas: indica quais são os produtos mais vendidos, os melhores resultados por época, além dos dados relativos ao estoque;
  • satisfação do cliente: permite a avaliação de o quanto um cliente recomendaria a empresa, assim como a análise sobre se ele voltaria a fazer negócio;
  • fluxo de caixa: permite uma análise dos valores que entram e saem de uma empresa, em um recorte de tempo.

Esses são apenas alguns exemplos de relatórios gerenciais. O ideal é optar por aqueles que se adequam ao seu negócio e que auxiliem na otimização da empresa.

O que colocar no relatório gerencial

Uma dúvida frequente é sobre por onde começar a fazer um relatório gerencial. Foque em números e em informações concretas, que possam ter sua origem analisada.

Por exemplo, em um relatório de produtividade é preciso ter acesso às metas de vendas dos funcionários, ou mesmo estruturar uma forma de mensurar o quanto é produzido por cada colaborador em um espaço de tempo.

Transforme tarefas em números, assim como entregas em resultados. Crie uma fórmula capaz de metrificar o quanto cada um faz, ou deixa de realizar.

No primeiro momento, a aplicação de um relatório gerencial pode parecer algo confuso, mas não é. Os registros têm grande valor e potencial para garantir a sobrevivência de um negócio, em longo prazo. Assim como o gestor, entre outras lideranças, os colaboradores podem se beneficiar muito de informações bem compiladas e organizadas.

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