7 melhores práticas que todo gerente de compras precisa conhecer

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Em um mercado altamente competitivo, a atuação do gerente de compras deve ser estratégica. Uma série de boas práticas contribuem para o bom funcionamento do setor de suprimentos. São ações que podem até mesmo levar ao alcance de conquistas como a redução de custos e otimização dos processos.

O gerente de compras precisa ter qualificação e conhecimento amplo da empresa. Contudo, também deve focar em suas necessidades e no entendimento do core business da organização.

Com tudo isso, como garantir que a gestão da liderança em supply chain abrange todas as necessidades? Confira quais são as 7 melhores práticas do segmento — e garanta o seu diferencial competitivo no mercado.

1. Manutenção do cadastro de fornecedores atualizado

A rotina do gerente de compras é feita de tarefas burocráticas e momentos de decisão. Por isso, é primordial manter as informações importantes organizadas. Nunca se sabe quando será necessário realizar uma ligação de urgência, ou mesmo buscar algum fornecedor muito específico, que não é acionado com frequência.

Por isso, o esforço pontual de organizar desde os dados de pagamento, até indicar pontos de contatos — e alinhar informações gerais sobre o fornecedor — poupa possíveis dores de cabeça.

Separar por tipos de suprimentos, áreas, regiões, ou optar por segregações que façam sentido para a sua empresa, e para o seu trabalho, é o que vai contribuir para o bom funcionamento até mesmo dos processos internos. Outra vantagem é que pode agilizar até mesmo o trabalho de pesquisa de preços.

2. Rotina constante de pesquisa de preços

Pesquisar e comparar preços, condições, prazos, entre outras características, é parte do dia a dia de um gerente de compras. Acontece que não é raro cair no modo automático e criar o hábito de optar pelas alternativas mais simples. Os resultados, no entanto, podem ser desastrosos.

Tomar as melhores decisões, e aproveitar da competitividade entre empresas, é o que ajuda a apresentar melhores resultados. Não é novidade que a redução de custos é algo constantemente analisado em qualquer companhia, de qualquer porte ou setor.

Porém, a cadeia de suprimentos não se faz apenas de preços — é preciso encontrar condições de fornecimento atrativas. Para isso, o gestor deve ter práticas avançadas de negociação.

3. Desenvolvimento de habilidades em negociação

Todo gerente de compras sabe que entre o primeiro contato com um fornecedor e a primeira entrega, existe um longo caminho. Para tal, as informações devem ser transmitidas de maneira clara e com foco nos resultados.

Ser um pouco flexível e estar aberto para analisar possibilidades pode sim ser parte de uma boa parceria estratégica entre empresas, mas até quando ceder? Ou então, do que abrir mão?

Desenvolver habilidades avançadas de negociação e ter uma boa oratória são pontos que beneficiam a empresa e melhoram o fluxo de trabalho. É o que pode servir como uma qualidade até mesmo para reverter algum momento de crise, ou algum problema que venha a prejudicar o negócio.

4. Atenção constante ao fluxo de caixa

A atuação da gestão de uma empresa deve ser centrada no bom funcionamento do negócio. Por isso, todo gerente de compras sabe como a cadeia de suprimentos pode impactar diretamente no fluxo de caixa — principalmente se são utilizadas soluções de business intelligence.

Para aumentar esse fluxo de caixa em momentos estratégicos, o setor de compras pode utilizar de suas boas relações com os fornecedores para negociar melhores prazos. Ainda que não seja recomendado que a ação se transforme em um hábito, essa é uma solução que pode trazer algum alívio. Principalmente se é percebido que há um descompasso nos controles de estoque.

5. Gerenciamento do controle de estoque

Não é só pesquisa de preço e negociação que indicam o sucesso de uma estratégia na cadeia de suprimentos. O acompanhamento constante dos estoques — entre entradas e saídas — ajuda a ter uma visão mais clara sobre o que pode ser ajustado no setor.

Além disso, um grande estoque parado pode gerar perdas significativas, que geram prejuízos diretos no negócio. Da mesma forma, ter um estoque insuficiente pode desencadear em perdas de vendas ou mesmo fazer com que parte da empresa pare.

Os controles de mercadorias devem ser rígidos e podem até mesmo utilizar de análises preditivas. Para que funcione, precisam estar alinhados a um planejamento de compras muito bem alinhado.

6. Programação estratégica de compras

Saber qual o seu estoque mínimo, período de compras, ter uma indicação dos pontos de contato nos fornecedores e uma agenda mensal ajuda a ter maior domínio das demandas.

É assim que o gerente consegue perceber a sazonalidade da cadeia de suprimentos, assim como melhores dias do mês para desenvolver cada uma das etapas de sua atuação. É assim que se torna possível conquistar vantagens competitivas na negociação de preços e prazos de pagamento.

7. Procura constante por vantagens competitivas

Cada vez mais fica claro que a negociação é um elemento presente em grande parte das boas práticas utilizadas pelos melhores gerentes de compras. É por meio de uma cadeia de suprimentos muito alinhada que a empresa consegue melhorar a sua vantagem competitiva e se destacar no mercado.

Para tal, o gerente precisa ter em mente que sua área está diretamente ligada à um tipo de gasto. Por isso, devem ser buscados os processos mais ajustados e eficientes dentro da organização. Mitigar atrasos, erros, falhas de processos ou mesmo valores inadequados para o setor, é o mínimo a se esperar para o profissional que atua com abastecimento.

Acontece que, seja como for, além de seguir todas as boas práticas que compartilhamos, existe um ponto que é primordial para uma boa gestão em compras: o uso da tecnologia. A transformação digital e as possibilidades da Indústria 4.0 oferecem recursos que auxiliam na rotina de gestão de compras.

Existem softwares de automação que fazem com que seja possível acompanhar de maneira clara e transparente toda a atuação do gerente de compras. Isso agrega até mesmo em compliance, potencializando controles internos e é um diferencial para as empresas mais exigentes.

Enfim, o gerente de compras precisa dominar uma série de boas práticas que contribuem para uma gestão muito mais eficiente. A importância de sua atuação é inquestionável. Afinal, a cadeia de suprimentos é a base para a melhora competitiva de um negócio que quer reduzir custos e aumentar a qualidade, sem afetar a escalabilidade da companhia.

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