5 estratégias para otimizar a gestão de tempo e aumentar a produtividade

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Já aconteceu de você sair esgotado do trabalho no fim do dia, ter a impressão de que fez muitas coisas e, ao revisar as atividades, perceber que finalizou poucas tarefas? Muita gente tem essa sensação e, acredite, ela é bastante desmotivadora. Mas você sabe o que a gera? A ausência de estratégias para gestão de tempo!

Em tarefas pessoais, nem sempre prestamos atenção na nossa produtividade. Porém, a desorganização e as dificuldades ficam mais visíveis no ambiente corporativo. O problema é que esse contexto influencia nossos resultados e até a visão dos colegas a respeito de nós.

Então, como melhorar a rotina e gerenciar o tempo com eficácia? Listamos 5 estratégias neste post. Que tal saber quais são elas?

A importância de fazer a gestão de tempo

O gerenciamento do tempo é a capacidade de se organizar e planejar as atividades para garantir que todas sejam executadas no prazo e dentro de um período aceitável. Portanto, esse conceito tem tudo a ver com a quantidade de horas dedicadas para realizar determinada tarefa.

Para fazer uma boa gestão das atividades, é preciso atentar a três regras principais:

  • fazer as tarefas certas nos lugares adequados;
  • conhecer prioridades, obrigações e compromissos;
  • beneficiar outras áreas da vida para atingir mais tranquilidade no dia a dia.

Perceba que gerir o tempo não é sinônimo de estar ou se sentir ocupado. A segunda situação, geralmente, ocorre porque você realiza várias tarefas simultaneamente — algo comum no ambiente de trabalho, em que situações surgem a todo momento. Porém, é necessário equilibrar as ações para tomar decisões acertadas e se concentrar naquilo que é realmente relevante.

As vantagens conquistadas

O objetivo de otimizar o tempo é economizar horas do seu dia. Parece estranho? Isso acontece porque, normalmente, temos uma visão errada do que significa ser produtivo. A ideia é direcionar as atividades realizadas conforme as demandas diárias. Assim, você terá tarefas organizadas e tempo planejado, inclusive com a expectativa do período despendido com cada uma delas.

Ao adotar essa iniciativa inteligente, você consegue fazer o que é mais urgente e não precisa sentir que está sacrificando sua vida pessoal ou algum projeto do trabalho. Ao mesmo tempo, tem mais consciência de suas ações e consegue remanejar as demandas sempre que necessário.

Nesse contexto, são obtidas inúmeras vantagens. Entre elas estão:

  • diminuição do retrabalho, porque você tem tempo para revisar as ações e lembrar dos detalhes;
  • emprego de menos esforços para executar as atividades, já que está programado para elas;
  • realização de mais tarefas;
  • melhoria da sua reputação profissional, porque todos o veem como competente;
  • redução do estresse, por não precisar trabalhar sob pressão;
  • aumento do tempo livre e das horas dedicadas ao que realmente importa, inclusive para seu descanso e sua família.

5 estratégias de gestão do tempo

A gestão do tempo depende, primeiramente, da organização das tarefas. É fundamental listar todos os afazeres para os próximos dias e estabelecer os prazos de entrega, se existirem. Ao fazer esse rol, você terá uma visão mais ampla dos compromissos assumidos.

A partir disso, estabeleça diariamente o que deverá ser realizado — logo no começo da manhã ou no final da tarde — ou faça uma programação para alguns dias. O importante é entender qual é sua necessidade e que é preciso ser flexível.

E então, está preparado? Confira abaixo quais são as estratégias que o ajudarão a ser mais produtivo.

1. Priorize atividades

A listagem das tarefas a serem executadas requer uma priorização. Verifique as atividades urgentes e que exigem atenção imediata, e também as que podem ser deixadas para depois. Lembre-se de que uma ação pouco relevante no momento pode tomar muitas horas do dia.

Além disso, identifique quais tarefas são importantes e quais são urgentes. Elas podem ser sinônimas, mas isso nem sempre é válido. A partir dessa análise, você deve priorizar as últimas, que precisam ser entregues em menos tempo. Para ajudar, delimite as cinco principais atividades da semana para focar em cada uma delas.

Uma forma eficiente de dividir as tarefas é pela Matriz de Eisenhower. A ideia é criar uma tabela com quatro quadrantes. Eles devem ser organizados da seguinte maneira:

  • importante e urgente: precisa ser feito imediatamente, caso de um relatório mensal ou a elaboração de um projeto, por exemplo;
  • importante, mas não urgente: são atividades desenvolvidas em médio ou longo prazo;
  • urgente, mas não importante: é o caso de responder e-mails, fazer ligações, marcar reuniões etc.;
  • não urgente e não importante: são tarefas que podem ser eliminadas ou esperar para serem realizadas.

Esse quadro deve ser revisado constantemente. A liberação de tarefas prioritárias abre espaço para as menos importantes, que podem ser tiradas da lista.

2. Saiba delegar tarefas

A centralização é algo prejudicial a você e a toda a equipe. Fazer mais do que é possível gera estresse e aumenta as chances de erro. Por isso, delegue tarefas quando for possível e entenda que essa atitude não significa fugir de suas responsabilidades.

Delegar tarefas é ainda mais importante para quem ocupa cargos de gestão ou de liderança. Por meio dessa ação, você demonstra que confia na sua equipe, em suas responsabilidades e nos seus conhecimentos. Assim, emprega tempo com a supervisão das atividades e garante que o resultado seja o melhor possível.

3. Foque apenas no que está fazendo

A realização de várias coisas ao mesmo tempo não é algo positivo. Apesar de o mercado preferir um profissional multitarefas, isso é ruim para a produtividade. O ideal é se concentrar naquilo que está fazendo para executar o que é necessário no menor tempo possível.

Uma técnica que ajuda muito na concentração é a Pomodoro, palavra italiana que significa tomate. Ela divide as horas de trabalho em intervalos de 25 minutos, que representam um pomodoro. Assim que ele termina, vem uma folga de cinco minutos. Ao fechar quatro pomodori, há um período maior de descanso, de 15 ou 30 minutos.

Há vários aplicativos que trabalham com essa técnica, como Be FocusedPomello e Tomato Timer. Em qualquer um deles, as etapas a serem realizadas são:

  • listar as tarefas;
  • ajustar o cronômetro;
  • trabalhar o pomodoro sem pausas e distrações;
  • anotar qualquer interrupção, até de pensamento, para ter uma visão ampla do que precisa ser melhorado;
  • descansar durante o período de intervalo para relaxar;
  • retomar as atividades até os 25 minutos terminarem — se a tarefa acabar antes disso, revise-a até o tempo finalizar;
  • eliminar o que foi concluído.

4. Ignore a procrastinação

A mania de adiar as tarefas porque há mais tempo para concluí-las é bastante comum. É normal ter um dia mais preguiçoso e aproveitar para aliviar a cabeça dos problemas. Porém, isso prejudica todo o seu planejamento. Portanto, fuja da procrastinação!

Esse é um dos principais inimigos da produtividade, porque requer um gasto desnecessário de energia e tempo. Para evitá-lo, pense sobre o motivo pelo qual a tarefa é importante e qual será seu resultado. Se possível, divida-a em etapas menores e delegue aquelas que forem possíveis.

O Kanban é uma técnica que pode ajudar nesse caso. A ferramenta japonesa é bastante simples: consiste em usar cartões para representar as tarefas e indicar como está o fluxo de produção de cada uma delas. Se as atividades forem delegadas, isso também fica registrado.

Você pode aplicar o Kanban em um quadro físico, mas existem aplicativos que trazem a mesma ideia. É o caso do Trello. Basta criar os cartões no aplicativo e dividir em quantas seções forem necessárias. Por exemplo: para fazer, fazendo e terminado.

5. Otimize suas decisões

A eliminação de algumas decisões durante o dia contribui bastante para focar no que é importante. Essa medida inclui situações simples, mas que exigem tempo, como a escolha da roupa a ser usada. Para você ter uma ideia, o ex-presidente americano Barack Obama tem um guarda-roupa com alguns ternos para serem usados no dia a dia. Assim, ele escolhe rapidamente o que usará e tem mais tempo para investir no que é estratégico.

Todas essas dicas são imprescindíveis para ter tempo para descansar e manter hábitos saudáveis. Aliás, fazer exercícios e ter uma boa noite de sono são ferramentas indispensáveis para quem deseja ser produtivo. Isso tudo evita o estresse e assegura uma boa gestão de tempo.

Então, que tal colocar as ideias em prática? Aproveite para receber outas sugestões no seu e-mail ao assinar nossa newsletter!