Rotina de backup: entenda a importância e as melhores práticas

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Todos os dias você vai trabalhar com o intuito de automatizar operações e agilizar os processos internos. No entanto, a correria do dia a dia leva ao esquecimento de algumas atividades básicas que fazem toda a diferença na sua empresa. É o caso da rotina de backup.

O propósito principal dessa ação é deixar de confiar totalmente no computador e entender que as máquinas podem estragar e, consequentemente, acarretar na perda de dados e informações relevantes. Com a chamada cópia de segurança, você garante que os seus arquivos se manterão intactos e atualizados, o que trará mais eficiência nas tarefas realizadas.

Mas em que consiste o backup? Qual é a sua importância? E quais são as melhores práticas? Essas 3 perguntas serão respondidas a partir de agora. Gostou? Então, acompanhe!

O que é a rotina de backup?

Um dos principais ativos que uma empresa tem são os seus dados e informações. Sem eles, a organização pode perder oportunidades e até ter prejuízos financeiros. Em outras palavras, é como um carro, ou seja, é ótimo enquanto funciona, mas traz uma bela dor de cabeça no dia em que sofre uma pane.

O problema é que dificilmente você conseguirá prever quando uma perda acontecerá. Isso pode acontecer por diferentes fatores, como: imprevistos naturais, obsolescência da máquina, problemas em uma peça específica e por aí vai. De modo geral, os problemas ocorrem por ações sem intenção alguma e falhas nos sistemas ou no HD.

É nesse contexto que surge o backup. A ideia, como a tradução evidencia, é fazer uma cópia de segurança dos seus arquivos para evitar perdas. Assim, mesmo que o equipamento apresente problemas, você tem uma versão atualizada das informações e, por isso, recupera todos os dados rapidamente.

Há 2 maneiras de fazer o backup:

  • manual: pouco indicada, mas ainda é usada por pequenas empresas, que transferem os arquivos para um HD sem utilização. Essa alternativa não soluciona o problema definitivamente, pois ainda há vulnerabilidade a falhas de equipamentos e humanas;
  • automática: altamente recomendada, porque profissionaliza o processo. Há um investimento financeiro, mas a redução de riscos na replicação de informações é menor e compensa o valor desembolsado. Os arquivos são enviados para um ambiente externo, que pode ser um data center ou a nuvem.

Qual é a importância dessa prática?

Essa pergunta pode ser respondida por meio de um exemplo. Imagine que todos os dados relativos à sua empresa foram perdidos. Você deixou de ter acesso às informações dos clientes, perdeu os relatórios elaborados pela sua equipe e por outros setores e nem sabe mais como estão as finanças do negócio.

Já pensou o caos que essa situação causaria? É por isso que a rotina do backup deve ser implementada. Por meio dela, você cuida dos dados empresariais, que têm importância patrimonial. Além disso, podemos citar quatro motivos que justificam a adoção dessa rotina:

Proteção contra a perda de dados

Esse é o principal aspecto e, por isso, é o foco deste artigo. No entanto, essa questão está relacionada a outros benefícios. Por exemplo: você sabia que com o backup é possível acessar todas as modificações realizadas nos arquivos após a última cópia de segurança ser feita?

A vantagem é poder restaurar os dados apagados e evitar alterações não autorizadas. Mais que isso, você mantém sua empresa protegida de problemas ocasionados por falhas:

  • nos equipamentos;
  • no transporte de computadores;
  • no funcionamento do disco rígido;
  • na movimentação de CPUs, que pode causar colisões.

Além disso, está protegido contra incêndios, roubos e quaisquer outros eventos naturais, como enchentes.

Facilitação à operacionalidade empresarial

A perda de alguns dados pode fazer as equipes interromperem seu trabalho por horas ou até dias. Em casos mais extremos, a falta de informações podem ser capazes de ocasionarem a falência da organização. Com o backup, esses receios são reduzidos, porque há uma proteção maior.

Ausência de consequências negativas devido a erros humanos

Os próprios colaboradores podem causar erros que coloquem em risco o funcionamento de toda a empresa. Por uma simples distração, um arquivo relevante pode ser modificado ou apagado e se tornar irrecuperável. O backup prepara o empreendimento para essas situações, o que traz mais confiabilidade para todo o processo.

Defesa contra ataques virtuais

As empresas comumente são virtualmente atacadas por hackers, situação que ocorre geralmente pela contaminação do computador por um malware. Apesar de os antivírus já fazerem sua parte nesse caso, o backup também é fundamental.

Tenha em mente que esses programas de proteção não são 100% eficientes. Além do mais, o vírus pode ser recente e ainda não constar na base de dados do software, situação que gera a contaminação da sua máquina.

Quais são as melhores práticas?

A rotina do backup requer alguns cuidados para ser realmente positiva. Nesse cenário, as ações mais recomendadas são as seguintes:

Defina a periodicidade com base no volume de dados

A realização da cópia de segurança pode ocorrer de forma diária, semanal ou mensal. Inexiste um período adequado para fazer esse processo. No entanto, é importante verificar que o backup tem duas finalidades: permitir o acesso a um arquivo inacessível ou danificado e checar uma informação ausente na versão atual.

Por isso, o volume de dados gerado é essencial para determinar com que frequência esse procedimento deve ser executado. Um estabelecimento pequeno, por exemplo, pode realizá-lo diariamente para garantir que todos os pedidos e clientes serão adicionados.

Porém, uma empresa com estrutura mais complexa, deve fazer os backups em períodos diferentes. Por exemplo: uma cópia diária para os arquivos que sofrem modificações regularmente e uma semanal para bancos de dados que são alterados com menor frequência.

Garanta um processo seguro

O backup realizado manualmente, como já dito, é pouco indicado, até mesmo para microempresas. A justificativa é a possibilidade maior de perdas e o esquecimento, já que é preciso manter a disciplina.

De toda forma, tenha em mente que é preciso ter um controle constante. O ideal é escolher soluções que emitem relatórios periódicos sobre a situação dos arquivos. Também é interessante pegar um arquivo aleatório e tentar recuperá-lo para ver quanto tempo leva.

Opte pelo backup em nuvem

Essa é uma maneira automatizada de fazer a cópia de segurança e que apresenta custo baixo. Outros benefícios são:

  • ampla escalabilidade: permite aumentar a quantidade de dados armazenados conforme cresce o volume gerado pela empresa;
  • armazenamento criptografado: impede o acesso de pessoas não autorizadas e eleva a segurança da operação;
  • facilidade no processo: conectando-se à internet é possível acessar o arquivo de qualquer dispositivo, sempre que você precisar.

Cuide das configurações

O backup precisa ser automatizado para evitar a perda de tempo e de dinheiro. Configurações rotineiras simplificam o procedimento a ser executado e asseguram que sua equipe possa focar nas atividades estratégicas.

Assim, a rotina de backup é indispensável para as empresas. Ela pode ser realizada de diferentes maneiras, mas neste post apresentamos as práticas mais indicadas para você manter a segurança dos dados ao mesmo tempo que mantém os custos sob controle.

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