Office 365: entenda como ele aumenta sua produtividade

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O pacote Office é amplamente conhecido por empresas e profissionais de diversos segmentos. Muitas pessoas dominam suas funções básicas e com isso, conseguem elevar sua produtividade no trabalho. No entanto, os recursos dessa ferramenta podem ser estendidos e otimizados ainda mais por meio do Office 365, uma suíte de ferramentas avançadas capaz de modificar o modo como a empresa se relaciona com seus colaboradores e parceiros.

Ficou curioso em saber o ele pode fazer pelo seu negócio? Então, confira este post!

Armazenamento online

O atual espaço corporativo sofreu grandes modificações nos últimos anos, de modo que a atuação de colaboradores não se restringe aos limites físicos da organização. O Office 365 vem, portanto, ao encontro dessa nova realidade.

Um dos serviços por exemplo, fornece espaço para armazenamento em nuvem através do OneDrive. Com ele, o usuário consegue guardar, gerenciar, acessar e compartilhar arquivos onde quer que esteja — no trabalho, no escritório, em casa ou em viagem. Os documentos também podem ficar acessíveis offline. Assim, mesmo que o colaborador fique sem conexão com a internet, ele conseguirá ter visualizar facilmente os dados que desejar.

Com o armazenamento em nuvem do OneDrive, o usuário não precisa ficar se preocupando com documentos esquecidos. O sistema de busca da plataforma também facilita a localização de qualquer item, encontrando os arquivos através das palavras-chaves presentes no título e até mesmo no conteúdo.

Com isso, o Office 365 permite que você tenha seus dados sempre em mãos, quando e onde quiser. É através dele que um profissional que está em home office ou indo para uma reunião externa, por exemplo, pode acessar seus arquivos e compartilhar dados sem precisar estar na sua estação de trabalho.

Integração entre as equipes de trabalho

Um outro recurso que fornece mais integração, acessibilidade e colaboratividade é o SharePoint. Esse aplicativo permite que as diversas equipes e áreas da empresa mantenham-se sempre em perfeita sincronia. Por meio dele, é possível dar andamento a projetos de modo colaborativo e com coautoria, independentemente de onde estejam os profissionais.

Por exemplo, as equipes podem criar uma biblioteca de documentos centralizada para armazenar e compartilhar documentos relacionadas a um projeto específico. Caso seja necessário, poderão elaborar formulários online para a realização de pesquisas, inscrições e solicitações, com as respostas sendo enviadas automaticamente para as pessoas responsáveis — assim todo o processo fica automatizado e documentado.

Obviamente, projetos envolvem datas e prazos que devem ser seguidos por todo o time. O SharePoint também oferece o recurso de compartilhar calendários de eventos. Isso facilita a comunicação dentro da empresa e contribui para que ninguém perca datas importantes ou reuniões, sejam elas presenciais ou teletransmitidas.

Outra funcionalidade interessante é a possibilidade de gerenciar tarefas das equipes (de modo individual ou em grupo) por meio de uma página que funciona com um dashboard para visualizar tarefas pendentes, delegar funções e editar prioridades.

Isso é especialmente importante uma vez que em um projeto ou mesmo na rotina administrativa da empresa, é necessário que todos compreendam bem quais são suas tarefas a fim de que o trabalho do grupo como um todo flua da melhor forma possível, sem desencontros de informações.

Falando ainda em coautoria e colaboratividade, é natural que alguns profissionais precisem trabalhar em cima de um mesmo documento. Estando próximos ou realizando um trabalho remoto, isso não é problema no SharePoint. Ele garante que os usuários estejam utilizando a versão sempre mais atual do documento, possibilitando inclusive o resgate de versões anteriores do arquivo, caso seja necessário.

Mobilidade

O serviço em nuvem garante ainda outro benefício que garante a produtividade dos usuários do Office 365: a mobilidade. À medida que o trabalho remoto se torna cada vez mais comum nas empresas, a tecnologia móvel também avança. Afinal, a tendência que observamos no cenário do mercado atual é que os colaboradores querem cada vez mais liberdade em relação ao ambiente corporativo.

Seguindo esses princípios, o Office 365 também se destaca, uma vez que ele é compatível com uma infinidade de plataformas, móveis e desktop, como smartphones, tablets, notebooks, etc. Assim, os profissionais podem ter em seu bolso o acesso a todos os arquivos e meios de interação com seus parceiros.

Mesmo que em alguma situação o colaborador precise acessar seus dados em um dispositivo que não tenha os serviços do Office 365, isso não será um problema. Por meio do aplicativo – que funciona no próprio navegador, é possível utilizar os serviços sem a necessidade de qualquer instalação.

Comunicação em tempo real

A infraestrutura fornecida pelo Office 365 garante o aprimoramento da comunicação dentro do ambiente empresarial, independentemente de onde estejam as equipes e seus membros.

Um recurso fundamental para o trabalho remoto são as videoconferências e o Skype for Business oferece recursos que vão além de uma simples chamada de vídeo. Com ele, você pode realizar reuniões com toda a equipe, mesmo que alguns membros não estejam presentes na empresa.

Além disso, também é possível fazer uso dessa tecnologia para conectar seus parceiros, fornecedores e clientes que estão em outras cidades ou países, gerando uma grande economia de custos e tempo.

Todos esses recursos garantem que sua empresa e todos os que interagem com o seu negócio estejam sempre conectados e se comuniquem por meio de vídeos ou mensagens em tempo real.

Gerenciamento simplificado

Quando falamos dos inúmeros recursos que o Office 365 pode trazer ao negócio, muitos talvez pensem na complexidade nas configurações do sistema. No entanto, para ser produtivo, a plataforma precisa ser simples, e esse é o caso do Office 365.

O serviço conta com um dashboard por meio do qual é possível configurar as assinaturas, adicionar usuários, criar grupos de segurança, redefinir senhas, solicitar serviços, gerenciar níveis de controle para usuários, delegar funções administrativas, entre muitos outros.

Assim, fica fácil ajustar as funções a que cada colaborador ou equipe terá acesso. Por exemplo, pode-se determinar que o departamento de recursos humanos ou jurídico tenha acesso a certas informações de usuários, como caixas de entrada do e-mail, tudo isso com apenas alguns cliques.

Dessa forma, você só precisará gerenciar o que é necessário para ajustar as configurações de acordo com as necessidades da sua empresa. As questões mais técnicas ficam por conta da equipe do Office 365, que vai garantir que seu negócio tenha os serviços e aplicações sempre atualizados e seguros.

Segurança incorporada

Quando falamos em novas tecnologias e em dados transitando em um ambiente virtual, sempre há uma grande preocupação por parte das empresas em relação à segurança das suas informações.

O Office 365 garante um serviço avançado de segurança, baseado nos princípios do Microsoft Security Development Lifecycle. Nesse documento, a Microsoft garante um conjunto de softwares empresariais que reúne décadas de boas práticas de desenvolvimento e gestão para proporcionar ao usuário um serviço com o mais alto nível de segurança possível.

Dessa forma, os profissionais podem lançar mão de todos os serviços do Office 365 e atingirem o máximo da sua produtividade, sem se preocupar com a segurança das suas informações.