Flexibilidade e produtividade no trabalho: as vantagens do Office 365

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Ter softwares atualizados e que atendam às demandas corporativas é essencial para qualquer organização. Com várias opções no mercado, uma das ferramentas que se destacam é o Office 365.

Essa versão do pacote da Microsoft traz mais recursos, que impactam diretamente a flexibilidade e a produtividade no trabalho. Além disso, mantém as funcionalidades completas, robustas e de fácil usabilidade para simplificar o trabalho das equipes.

Para entender melhor quais são as vantagens do Office 365, sua importância e por que você deve contratar esse produto, criamos este post com várias informações a respeito do assunto. Então, que tal saber mais? Acompanhe!

Afinal, como funciona o Office 365?

O 365 é a versão mais recente do pacote Office, suíte de escritório com aplicações direcionadas para diferentes perfis de usuários. Seu funcionamento é totalmente online — por isso, não é necessário instalar qualquer software no sistema. Ao mesmo tempo, essa característica garante o acesso aos programas nos mais diferentes dispositivos, apenas com o login.

Por meio da criação de uma conta, é possível editar e criar planilhas e textos, gerar apresentações de slides, gerenciar e-mails e mais. Mais além, o pacote oferece ferramentas sociais e interativas direcionadas para a comunicação entre as equipes. Entre elas estão: lista de contatos, agenda e minutos de chamada pelo Skype.

Por que contratar esse produto?

O pacote Office abrange uma série de aplicativos, que são acessíveis por meio do pagamento de uma assinatura mensal. O custo-benefício vale a pena, já que entre os serviços disponibilizados estão:

  • gestão de documentos eletrônicos;
  • e-mail de classe empresarial;
  • videoconferência;
  • ferramentas de intranet e extranet;
  • planejador de tarefas e mais.

Apesar de as funcionalidades serem interessantes, ainda existem outros motivos que justificam a contratação desse pacote de aplicativos. Veja!

Redução de custos

A manutenção de um serviço de e-mail e de diferentes licenças de produtos costuma ultrapassar o valor da contratação do Office. O software online também evita custos extras referentes a hardware, suporte especializado e sistema operacional, já que tudo está incluído no valor — e se torna mais econômico do que fazer os pagamentos em separado.

Aumento da produtividade da equipe

O Office oferece uma oferta grande de aplicativos, que contribuem para a produtividade e a otimização do tempo da equipe. Em vez de procurarem informações e realizarem tarefas operacionais, os profissionais focam em atividades estratégicas, porque o pacote de aplicativos armazena os documentos e torna mais ágil sua recuperação. A comunicação com clientes e parceiros também é facilitada.

Melhoria da segurança e da mobilidade

A possibilidade de acessar o Office em qualquer dispositivo traz mobilidade corporativa. Os profissionais conseguem recuperar os dados de que precisam, sempre que necessário. Mais que isso, os documentos ficam armazenados em data centers seguros e que atendem aos requisitos exigidos pelos governos dos Estados Unidos e da União Europeia.

O que o Office 365 traz de vantagens?

Os motivos que justificam a contratação do pacote de aplicativos são importantes, mas ainda existem outras vantagens no Office 365. Quer saber quais são elas? Reunimos as principais em seguida. Confira!

Integração com o Outlook

O Microsoft Exchange é o serviço de e-mail do Office e faz a integração com o Outlook. Por meio dele, o usuário tem acesso a todos os recursos em um layout de fácil usabilidade. Um dos principais benefícios nesse caso é o protocolo de comunicação adotado, o MAPI. A maioria dos concorrentes utiliza o IMAP, que é mais instável e lento. Por sua vez, o MAPI é mais ágil porque replica apenas as modificações realizadas no local para a nuvem.

Integração com o Active Directory

O pacote Office permite sincronizar e administrar contas de usuários para esse ambiente e também para o Active Directory. É desnecessário fazer a migração de uma só vez, porque a coexistência é possível durante determinado período. Mais além, fica fácil adicionar sincronizações de logon único e senhas.

Armazenamento online

O conjunto de ferramentas conta com o OneDrive, que oferece 1 Tb de espaço para armazenar arquivos e documentos de qualquer origem, mesmo que não estejam relacionados ao pacote. Esse limite é concedido por usuário, no total máximo de cinco. No final, há 5 Tb disponíveis, o que representa 85 mil horas de música ou 2,5 mil horas de vídeo, por exemplo.

O que levar em conta ao escolher a empresa que oferece o Office 365?

Sua empresa pode adquirir o pacote de aplicativos de maneira fácil e simples. No entanto, vale a pena considerar os benefícios oferecidos pela empresa que presta o serviço. Desse modo, você economiza ainda mais recursos, faz valer o retorno do investimento e aumenta as vantagens já citadas neste artigo.

Nesse sentido, quais são os critérios a serem analisados? Veja os principais!

Suporte

O ideal é que a empresa ofereça atendimento 24 horas por dia, 7 dias da semana e sem custo adicional. Contar com telefone e chat como meios de contato é fundamental, porque isso facilita a comunicação e traz agilidade ao suporte. Esse serviço é especialmente interessante no início, já que alguns usuários podem relatar alguma dificuldade de instalação ou execução de uma ferramenta — mesmo que a interface seja simplificada.

Relacionamento

Uma das vantagens do Office 365 é permitir a gestão de relacionamento com clientes, inclusive de compromissos com eles. Os colaboradores também trabalham de forma colaborativa, porque cada profissional pode editar um mesmo documento por meio de aplicativos inteligentes, que atualizam as informações em tempo real.

Por isso, a empresa que presta o serviço deve garantir um bom relacionamento. Tudo começa pelo suporte, mas é importante que os profissionais sejam especializados e estejam disponíveis para sanar dúvidas e fazer qualquer atendimento necessário.

Agilidade

O pacote Office oferece eficiência no uso dos recursos, o que garante economia de tempo para a equipe. Os documentos podem ser acessados de qualquer dispositivo, mesmo que esteja offline — nesse caso, as modificações são registradas assim que o aparelho se conectar à internet.

A empresa de contratação também deve trabalhar da mesma forma. É importante ter um consultor disponível para agilizar o processo e garantir a melhor implantação dos recursos para o seu negócio. Da mesma forma, é importante que a hospedagem tenha infraestrutura no Brasil, com uma equipe qualificada para garantir segurança e serviços monitorados 24 horas por dia.

Experiência no mercado

A disponibilidade dos serviços no Office 365 deve ser de 99,9% — e esse percentual apenas é garantido com uma empresa com ampla experiência de mercado. Uma empresa com essa característica também oferece profissionais e uma ampla gama de clientes.

Os dados, portanto, comprovam as vantagens do Office 365 e por que você deve contratar esse pacote de aplicativos com uma empresa especializada. E você, já se convenceu de que o Office 365 é capaz de melhorar o funcionamento do seu negócio? Realize uma consulta e entenda melhor como esse pacote de aplicativos funciona e os benefícios de escolher esse produto!