E-mail híbrido: como funciona e quais são as vantagens?

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O e-mail continua sendo uma ferramenta indispensável para as empresas, independentemente do porte ou segmento de atuação. De simples instrumento para troca de mensagens, esse recurso evoluiu para oferecer mecanismos avançados de colaboração e compartilhamento de informações corporativas.

Como é natural, o aumento na oferta de recursos trouxe consigo mais complexidade na administração e, obviamente, custos mais elevados. Assim, algumas empresas optaram por soluções de e-mail mais robustas — em função de exigências internas —, enquanto outras permaneceram utilizando produtos mais simples, ainda que não menos adequados.

O problema com esse modelo, como é fácil perceber, é que dificilmente a estrutura de uma organização consegue aderir completamente a uma das soluções apresentadas. O mais comum é que a empresa necessite de características avançadas de e-mail para parte de seus colaboradores, enquanto outros manterão a produtividade mesmo com o emprego de opções tradicionais.

Nesse contexto, uma solução de e-mail híbrido parece ser a resposta perfeita para as necessidades da maioria das instituições. Conjugando os recursos avançados de produtos mais robustos (como o Exchange, por exemplo) com a efetividade daqueles mais simples, tudo em um mesmo domínio, ela permite obter o melhor dos dois mundos, de acordo com as estratégias da organização e as decisões de seus gestores.

Acompanhe, a seguir, quais os principais benefícios que uma opção de e-mail híbrido proporciona e entenda como sua empresa pode se beneficiar do modelo:

1. Solução na medida certa

Não é raro que, em virtude de suas características específicas, as empresas mantenham em seus quadros colaboradores cujas funções recomendam o uso de ferramentas integradas com o compartilhamento de calendários e contatos, administração de tarefas e mobilidade.

Um exemplo comum dessa necessidade vem da equipe de vendas, cuja performance está diretamente relacionada com os recursos para realização do seu trabalho. Por outro lado, algumas atividades — em geral, administrativas — não exigem mais do que a possibilidade de troca de mensagens, com documentos e arquivos anexados em alguns casos.

Nesse ponto, o gestor costuma enfrentar um dilema: investir em uma ferramenta que atenda às necessidades do primeiro grupo, mas que estará superdimensionada para o segundo; ou optar por uma solução mais simples e barata, que por sua vez limitará a ação e crescimento da empresa?

Com o e-mail híbrido, esse impasse não faz mais sentido. O gestor pode definir, com base no planejamento estratégico e nas necessidades da instituição, quais os colaboradores que farão uso do e-mail com recursos avançados e quais ficarão com a segunda solução.

É importante destacar que não há perda de qualidade ou produtividade para nenhum dos grupos, ao contrário: ambas soluções oferecem recursos globais de segurança, eficiência, e praticidade, sendo diferenciadas tão somente pela quantidade de características que possuem.

2. Flexibilidade

Conforme já mencionado, em uma solução de e-mail híbrido os dois produtos convivem sob o mesmo domínio. Isso significa, entre outras coisas, que o usuário tem a autonomia no momento da contratação, podendo combinar duas soluções de e-mail para diferentes necessidades utilizando o mesmo domínio institucional.

É importante destacar, no entanto, que cada uma das soluções mantém suas características próprias. Com isso, é recomendável o mapeamento das necessidades dos usuários e suas interações, para que seja disponibilizado o serviço de e-mail mais adequado ao seu ritmo de trabalho, uma vez que uma funcionalidade do Exchange não passará a ser exibida para os usuários da outra solução de e-mail.

Para gerenciar os serviços, o responsável pela equipe de TI terá a seu dispor dois painéis administrativos: um para controle do e-mail Exchange e outro para o e-mail profissional, possibilitando uma melhor organização ao separar os dois universos de soluções de e-mail.

3. Facilidade de implantação

Os gestores costumam ter muita dor de cabeça quando se fala em mudanças estruturais em determinados aspectos das empresas, principalmente no que tange à tecnologia da informação.

Especialmente no caso de serviços de e-mail, cuja disponibilidade precisa ser mantida e onde não há margem para experimentações, há uma resistência natural à mudanças, em função do receio de problemas que possam inviabilizar a produção.

Na implantação do e-mail híbrido, não há motivos para preocupações de forma geral. Caso a empresa ainda não possua qualquer serviço de e-mail, bastará contratar a solução híbrida, indicando quais as contas que farão parte de cada uma das opções.

Se, por outro lado, a organização já conta com uma solução de e-mail, a ação consiste somente em efetivar a contratação da outra ferramenta, indicando que deseja manter o domínio já utilizado.

Em resumo, tudo é realizado de forma simples e transparente, produzindo os benefícios da solução híbrida sem a necessidade de malabarismos tecnológicos ou operações complexas.

4. Redução de custos

Esta é, provavelmente, a vantagem mais evidente da opção pelo e-mail híbrido. Consequência direta da flexibilidade oferecida, a diminuição no gasto com serviços de e-mail é um benefício que merece ser considerado.

Um serviço de e-mails com recursos avançados, como o Exchange, traz embutido o valor correspondente às vantagens que oferece, independentemente se o contratante fará uso delas ou não.

Uma solução mais prática — como o Email Locaweb — proporciona funcionalidades que atendem boa parte dos usuários: a criação de filtros, organização das mensagens em pastas particulares, avisos de recebimento e mensagens automáticas — sem custo adicional por isso.

Nesse sentido, a opção pelo e-mail híbrido permite que a empresa invista no Exchange para as contas que assim o exigirem, ao mesmo tempo em que disponibiliza o e-mail profissional básico para os demais.

A economia obtida com esse modelo é considerável. Naturalmente, um planejamento criterioso é essencial para ampliar esse benefício, que será maior quanto mais precisas forem as regras para definir que contas farão uso de cada uma das soluções. Ainda assim, os valores são significativos mesmo para pequenas e médias empresas, que também podem aproveitar as vantagens advindas dessa escolha.

Nesse post, explicamos o que é e-mail híbrido e quais os principais benefícios da sua utilização. Agora que você já entendeu o conceito, que tal conhecer um pouco mais sobre a aplicação dessa ferramenta? Entre em contato conosco.