Como aumentar a produtividade da sua equipe reduzindo custos e otimizando o tempo

em Soluções.

Em um mercado cada vez mais concorrido e com muitas informações acontecendo a cada momento, é necessário que as empresas busquem maneiras de tentar se diferenciar dos concorrentes, oferecendo produtos e/ou serviços mais personalizados para os consumidores. Porém, realizar essas ações tornam-se um grande desafio quando uma empresa se volta para a sua estrutura interna: processos burocráticos, falta de um sistema integrado e indefinição de estratégias e metas, que acabam afetando a produtividade e impedindo a realização de novos projetos em tempo.

Investir em novas tecnologias e em métodos de integração em equipe parecem ser hoje a melhor forma de garantir que sua empresa consiga aumentar a performance nos trabalhos. Pensando nesse contexto, veja como é possível continuar trabalhando com algumas ações de forma organizada e com custos reduzidos (ou em alguns casos, com nenhum):

Investir em Comunicação interna

A comunicação interna permite que os colaboradores estejam sempre em sintonia uns com os outros e através de uma comunicação eficiente, permitem que os mesmos compartilhem informações e tenham novas ideias para desenvolver o trabalho.

Realizar comitês quinzenais ou mensais com representantes de cada área, para que cada um exponha o trabalho que vem sendo feito pode ser uma ótima iniciativa para que isso ocorra, além de utilizar os famosos e-mail, cartazes e mural de avisos para se conectarem e falarem sobre as atividades.

Definir processos e estruturas das equipes

É fundamental que sua empresa e sua equipe possuam processos bem definidos e organizados, onde cada um sabe exatamente o seu papel, com o objetivo de evitar retrabalhos, falhas e tarefas sem valor. Faça reuniões gerenciais semanais com a equipe, realize feedbacks mensais para realizar troca de experiências e discutir pontos de melhorias com cada colaborador, que podem no futuro ajuda-lo em seu desenvolvimento profissional. Isso também não gera nenhum custo e certamente aumenta a confiança da equipe no trabalho que está sendo desenvolvido.

Realizar um planejamento consistente

Determine um planejamento consistente e que esteja de acordo com os objetivos da empresa, dessa forma, as ações ficam mais claras e podem obter um melhor resultado no final. Seja para um departamento de marketing ou para um departamento de TI, existem muitas metodologias que podem ser aplicadas com o objetivo de garantir que todas as atividades de um projeto sejam realizadas de maneira organizada e com qualidade. Nós já abordamos esse assunto por aqui

Utilizar ferramentas e tecnologias robustas e atualizadas

Certifique-se de que a infraestrutura e as ferramentas que sua empresa utiliza são as mais adequadas para o desenvolvimento do trabalho e de sua equipe. É de fundamental importância adotar soluções tecnológicas capazes de otimizarem o tempo e os recursos humanos, garantindo mais qualidade e agilidade nas entregas.

Apesar da grande variedade de opções existentes hoje no mercado, atualmente, muitas empresas ainda utilizam sistemas que talvez já não estejam mais no nível de atendimento satisfatório para os trabalhos diários, mas por causa dos custos elevados que envolvem a contratação e a migração para uma outra plataforma, bem como o tempo que os colaboradores levariam para se familiarizar, acabam não buscando melhorias.

Certamente, um dos principais custos que as empresas possuem estão ligados à manutenção e licença de softwares e sistemas que são utilizados pelas equipes, portanto, para que não exista margem para erro, é bem importante que você se faça essas perguntas: as funções do sistema atual atendem as necessidades da minha empresa? O que os softwares precisam ter para que atendam às necessidades da minha equipe e a tornem mais produtiva?

Uma das melhores opções de software para que sua produtividade seja maior e os seus custos sejam baixos é a utilização do Office 365, suíte de ferramentas avançadas capaz de modificar o modo como a empresa se relaciona com seus colaboradores e parceiros. O Office 365 permite que você acesse os dados na nuvem, permitindo mais segurança, com amplo espaço de armazenamento e custo muito menor, pois ao invés de pagar pela compra da licença de um software que seria instalado nos computadores, você pode optar por pagar uma assinatura anual, por exemplo. Saiba mais detalhes sobre a ferramenta nesse artigo do nosso blog.

Aplique essas ações na rotina empresarial e tenha um aumento de performance, será bom para sua equipe e bom para a empresa no geral.

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