Aprenda a utilizar a TI para redução de erros operacionais nas empresas

em Soluções.

Melhorar o desempenho e os resultados da empresa é objetivo de todo gestor. Porém, isso se torna um grande desafio quando surge uma crise, o mercado muda ou os custos da operação se elevam. Em tais cenários, otimizar despesas e aumentar a eficiência das rotinas são ações que ajudam a alcançar esses propósitos. Mas é preciso focar também na redução de erros operacionais para obter a maximização dos processos, e é quando a TI se torna aliada.

Uma gestão de TI (Tecnologia da Informação) otimizada não só é capaz de melhorar os fluxos de trabalho e a atuação dos funcionários, como também colabora na eliminação de falhas, retrabalhos e problemas que tendem a minar o desempenho das equipes. Esses pontos impactam negativamente nos resultados da empresa. Para evitar isso, é vital investir em soluções de TI, que podem entregar as seguintes vantagens:

Melhora na eficiência dos processos

A TI ajuda na obtenção de processos mais eficientes, principalmente quando são adotadas ferramentas tecnológicas que permitam automatizar processos, organizar e controlar tarefas cotidianas, além de gerenciar melhor as atividades grupais.

No trabalho, o uso de soluções mobile e de Cloud Computing (Computação em Nuvem) eleva os níveis de disponibilidade dos sistemas gerenciais e permite que os colaboradores consigam encontrar informações rapidamente, independentemente do horário e de onde estejam. Basta que tenham conexão à web para acessar e usar os sistemas da empresa.

A adoção de uma solução gerencial, como um software ERP (Enterprise Resource Planning), ou mesmo um sistema CRM (Customer Relationship Management), favorece o fluxo de informações entre setores e com os clientes, tornando-o mais eficiente.

Redução dos erros operacionais

Investir em TI ajuda na redução de erros operacionais porque sistemas e ferramentas tecnológicas automatizam atividades repetitivas, cansativas e mecânicas, evitando erros humanos decorrentes de cansaço, desatenção e desgaste.

O setor de TI também tende a otimizar a segurança de dados da empresa por meio de procedimentos padronizados e soluções tecnológicas robustas. Dessa forma, erros decorrentes por perda de dados gerenciais ou por arquivos corrompidos são minimizados.

Também podem ser evitadas falhas na comunicação com clientes, na produção de materiais ou até em estratégias decorrentes de informações imprecisas (ou deturpadas).

Vale destacar que determinados erros operacionais podem ocasionar quedas de sistemas, indisponibilidade de canais de comunicação, entre outras situações que podem afetar diretamente os clientes. Por exemplo, um site de banco que sai do ar prejudica inúmeros correntistas que não conseguem acessar extratos, pagar contas, transferir valores etc.

Ou seja, problemas operacionais podem gerar indisponibilidade de dados e informações, incorrendo em altos custos para os clientes. Para evitar isso, a área de TI pode colaborar para o planejamento de um Plano de Continuidade dos Negócios (PCN) que tenha como objetivo fornecer alternativas e soluções de TI para momentos emergenciais, garantindo o prosseguimento das operações da empresa.

Diminuição de retrabalho

Uma boa gestão de TI, com ferramentas seguras e eficazes, ajuda a evitar o retrabalho em atividades rotineiras, principalmente quando as motivações para isso forem perdas de arquivos ou instruções imprecisas.

Existem soluções e ferramentas que proporcionam maior robustez aos sistemas, evitando extravio de dados devido a erros de softwares. Equipamentos tecnológicos gerenciados e instalados pela área de TI, como nobreaks, também fornecem suporte em caso de panes elétricas, causas muito comuns de perdas de arquivos. Em último caso, soluções de backup ou recuperação de arquivos permitem encontrar os dados e informações extraviados.

Sistemas de padronização otimizam as instruções repassadas aos colaboradores com diretrizes precisas para a execução de determinadas atividades, evitando entendimentos incorretos ou ausência de informações vitais para sua realização.

Aumento da produtividade

Sistemas de TI e soluções operacionais ajudam a aumentar a produtividade das equipes nas organizações, pois permitem maior velocidade no fluxo de trabalho. A já mencionada automatização possibilita aos funcionários deixarem de lado atividades manuais para se dedicarem a tarefas que exijam maior atenção, raciocínio e análise, aquelas de maior impacto nas operações da empresa e de maior valor agregado.

Outros itens que ampliam a produtividade são ferramentas de análises de perfis de funcionários, as quais ajudam na distribuição correta de funções e tarefas. O treinamento dos funcionários também é facilitado e otimizando quando se adotam soluções tecnológicas de EAD (Educação a Distância), Business Game e Mobile Learning numa parceria entre o setor de RH e o setor de TI.

Aumento da lucratividade

A utilização de Big Data no processamento e análise das informações corporativas facilita a tomada de decisões, o acompanhamento de hábitos de consumo de clientes e de tendências do setor em que a empresa está inserida. Isso porque ele entrega informações mais precisas e em conformidade com o mercado, o que pode se traduzir em ganho de desempenho e aumento de lucratividade.

A redução de erros operacionais também impacta na diminuição de custos e elevação da qualidade de serviços e produtos. Ou seja, é possível economizar ao mesmo tempo em que os itens que a empresa comercializa se tornam melhores, até mesmo mais valorizados e bem-vistos pelo cliente. O que também ajuda no aumento de lucratividade.

A área de Tecnologia da Informação é um dos setores mais novos das empresas, porém já mostrou sua importância na medida em que a tecnologia passou a fazer parte da vida das pessoas. Com a popularização dos dispositivos móveis, o surgimento de sistemas gerenciais virtuais, o aumento de informações em circulação na web e a democratização do acesso à internet, a TI se tornou vital para o sucesso dos negócios.

Nesse sentido, cabe aos gestores investirem em soluções modernas de TI que garantam a competitividade das empresas, além, é claro, de reduzirem erros operacionais e, consequentemente, perdas de desempenho. Também é fundamental acompanhar as principais tendências de TI para adquirir soluções que tragam resultados aos negócios e que mantenham as organizações alinhadas com o mercado.

Além de utilizar a TI para a redução de erros operacionais na empresa, é muito importante se atentar a problemas na gestão de TI que podem torná-la ineficiente.

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